Einkaufsabläufe
Teil von Wie entsteht ein nachvollziehbarer Einkaufsprozess im Mittelstand?
Bestellfreigabe gestalten: ausgefüllte Freigabematrix mit eigenen Beispielwerten
Freigabematrix für Bestellungen selbst aufbauen: Beispielstufen, freigebende Rollen, Stellvertretung, Nachweis und eine durchgerechnete Routing-Entscheidung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Freigabegrenzen legen Sie selbst fest; die hier gezeigten Beträge sind frei gewählte Beispiele, keine gesetzlichen Vorgaben.
- Jede Stufe braucht genau eine freigebende Rolle plus benannte Stellvertretung.
- Der Nachweis entscheidet, ob eine Freigabe später belegbar ist.
- Bei Nachbestellungen zählt der kumulierte Wert, nicht der Einzelbetrag.
Freigabestufen mit eigenen Betragsgrenzen festlegen
Die Beträge in der folgenden Matrix sind gewählte Beispielwerte. Sie dienen als Muster für Ihre eigene Tabelle, nicht als Norm. Wer Grenzen zu fein staffelt, erzeugt Rückfragen; wer zu grob staffelt, verliert Kontrolle.
Freigabestufen und Betragsgrenzen
Stufe 1
- Bestellwert
- bis 500 €
- Freigebende Rolle
- Teamleitung Einkauf
- Stellvertretung
- Einkäufer/in
- Nachweis
- Bestellanforderung
Stufe 2
- Bestellwert
- 500,01–5.000 €
- Freigebende Rolle
- Einkaufsleitung
- Stellvertretung
- Teamleitung Einkauf
- Nachweis
- Bedarfsmeldung + Bestellung
Stufe 3
- Bestellwert
- 5.000,01–25.000 €
- Freigebende Rolle
- Kaufm. Leitung
- Stellvertretung
- Einkaufsleitung
- Nachweis
- Bedarfsmeldung, Bestellung, Angebotsvergleich
Stufe 4
- Bestellwert
- über 25.000 €
- Freigebende Rolle
- Geschäftsführung
- Stellvertretung
- Kaufm. Leitung
- Nachweis
- zusätzlich schriftliche Freigabe
Freigabestufen mit eigenen Betragsgrenzen
| Stufe | Betragsgrenze | Rolle | Stellvertretung | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| 1 | bis 500,00 Euro | Teamleitung Einkauf | Sachbearbeitung Einkauf | Bedarfsmeldung |
| 2 | über 500,00 bis 5.000,00 Euro | Einkaufsleitung | Teamleitung Einkauf | Bedarfsmeldung und Bestellung |
| 3 | über 5.000,00 bis 25.000,00 Euro | kaufmännische Leitung | Einkaufsleitung | Bedarfsmeldung, Bestellung, Angebotsvergleich |
| 4 | über 25.000,00 Euro | Geschäftsführung | kaufmännische Leitung | wie Stufe 3, zusätzlich schriftliche Freigabe |
Damit ist die Stufenlogik prüfbar: Stufe 1 endet bei 500,00 Euro, Stufe 2 bei 5.000,00 Euro, Stufe 3 bei 25.000,00 Euro.
Hinterlegen Sie je Stufe nur eine verantwortliche Person. Die Stellvertretung greift bei Abwesenheit, nicht zur Beschleunigung. Versionieren Sie die Matrix mit Datum und Verantwortlichem: Unter der Tabelle stehen Fassungsdatum und Name der freigebenden Person.
Wer vor der Freigabe prüft: Rolle, Stellvertretung und Nachweis
Prüfen Sie vor der Freigabe vier Punkte: Bedarf dokumentiert, Betrag eingeordnet, Stufe bestimmt, Nachweis vollständig. Fehlt ein Nachweis, wird nicht freigegeben, sondern nachgefordert.
Software kann diesen Ablauf abbilden und dokumentieren; SAP beschreibt für sein Ausgabenmanagement unter anderem konfigurierbare Workflows mit Drag-and-Drop-Funktionen; solche Beschreibungen sind Anbieterangaben, kein Nachweis eines getesteten Produkts.
Kumulierte Nachbestellungen einordnen
Eine Nachbestellung ist keine neue Bestellung. Addieren Sie Bestellungen zum selben Bedarf innerhalb des definierten Zeitraums und ordnen Sie den Gesamtwert ein. Für die Freigabe zählt allein die Stufe des Gesamtwerts.
Eine konkrete Bestellung nach der Matrix durchrechnen
Nehmen Sie einen gewählten Beispielwert von 4.800,00 Euro. Er fällt in Stufe 2, weil er über 500,00 Euro und höchstens 5.000,00 Euro liegt. Freigebende Rolle: Einkaufsleitung. Stellvertretung: Teamleitung Einkauf.
Kommen 350,00 Euro Nachbestellung hinzu, steigt der kumulierte Wert auf 5.150,00 Euro; damit gilt Stufe 3 mit der kaufmännischen Leitung.
Nachweis: Bedarfsmeldung, Bestellung und Angebotsvergleich. Alle Belege gehen vor der Bestellung an die Freigabe.
Freigabeentscheidung dokumentieren und mit dem Rechnungsabgleich verknüpfen
Tragen Sie je Freigabe ein: Vorgangsnummer, Betrag, Stufe, Rolle, Stellvertretung, Datum, Nachweis. Diese Felder machen die Entscheidung nachvollziehbar.
Die Freigabe ist kein Ersatz für den Abgleich; SAP nennt den Zwei-Wege-Abgleich (Bestellung und Rechnung), den Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) und den Vier-Wege-Abgleich (zusätzlich Vertrag) als dokumentierte Anbieterbeschreibung.
weclapp bietet cloudbasierte ERP-Funktionen unter anderem für Einkauf, Verkauf und Versand; Rechnungen und Transaktionen lassen sich über DATEV-Schnittstellen an die Steuerkanzlei übergeben.
