Einkaufskennzahlen berechnen: Lagerdauer, Bestandsgrößen und eigene Rechenbeispiele

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die IHK Darmstadt berechnet die Lagerdauer als Lagerbestand mal 365 geteilt durch Materialaufwand.
• Bestandsgrößen liefern die Mengenbasis, etwa Mindestbestand, Meldebestand oder reservierter Bestand.
• Eigene operative Kennzahlen brauchen einen offengelegten Nenner, sonst sind sie nicht vergleichbar.
• Die Forderungslaufzeit beschreibt den Zahlungseingang und ist keine Einkaufskennzahl.

Lagerdauer berechnen und Maßnahmen ableiten

Die Lagerdauer zeigt, wie lange Geldmittel in Vorräten gebunden sind. Die IHK Darmstadt gibt dafür die Formel Lagerdauer = Lagerbestand x 365 / Materialaufwand an. Ein Rechenbeispiel mit fiktiven Werten: 120.000,00 Euro Lagerbestand, 480.000,00 Euro Materialaufwand. 120.000 x 365 / 480.000 ergibt 91,25 Tage.

Aus diesem Wert folgt eine Prüfung, keine automatische Entscheidung. Die Kammer empfiehlt, das Lager auf Gängigkeit zu kontrollieren, Ladenhüter abzubauen, den eisernen Bestand wichtiger Vorräte zu kalkulieren und mit Lieferanten kürzere Lieferzyklen zu verhandeln.

Zur Abgrenzung: Die IHK nennt ebenfalls die Forderungslaufzeit = Forderungsbestand x 365 / Umsatz. Sie misst die Zeit von Rechnungsstellung bis Geldeingang. Diesen Wert steuert der Zahlungseingang, nicht der Einkauf.

Bestandsgrößen als Mengenbasis einordnen

Die Lagerdauer wird aus Euro-Werten berechnet, das Ergebnis ist aber eine Zeitspanne in Tagen. Für die operative Steuerung braucht der Einkauf zusätzlich Mengenangaben. Ein ERP-Lexikon beschreibt Mindestbestand, Höchstbestand, Optimalbestand sowie reservierten und verfügbaren Bestand. Der Meldebestand löst beim Unterschreiten eine Bedarfsmeldung aus.

Damit lassen sich zwei Ebenen trennen. Die Wertkennzahl beantwortet, wie lange Kapital im Lager gebunden ist. Die Mengenkennzahl beantwortet, wann nachbestellt wird.

Kennzahl	Einheit	Zweck
Lagerdauer	Tage	Kapitalbindung in Vorräten
Meldebestand	Stück	Auslöser der Bedarfsmeldung
Reservierter Bestand	Stück	bereits gebundene Menge
Verfügbarer Bestand	Stück	frei nutzbare Menge

Eigene operative Kennzahlen mit offengelegtem Nenner

Drei eigene Definitionen ergänzen die Wertkennzahl. Alle Werte sind hypothetische Beispiele, keine Marktdaten.

Erstens der durchschnittliche Bestand: Summe der Monatsendbestände geteilt durch die Anzahl der Monate. Drei Monate mit 100.000,00, 120.000,00 und 140.000,00 Euro ergeben 360.000 / 3 = 120.000,00 Euro.

Zweitens die Meldebestand-Reichweite in Tagen: Ist-Bestand geteilt durch den durchschnittlichen Tagesverbrauch. 18 Stück bei 2 Stück Verbrauch pro Tag ergeben 9 Tage.

Drittens der Anteil reservierter Bestand: reservierter Bestand geteilt durch Gesamtbestand. 300 von 1.200 Stück ergeben 0,25 oder 25 Prozent. Wer diese drei Werte in einem Rechenblatt pflegt, erkennt Engpässe vor der Bestellung.

Branchenvergleichsziffern enthalten die Quellen nicht. Die IHK verweist dafür auf Verbände und die Hausbank. Belegte Zielwerte für Durchlaufzeiten, Fehlerquoten oder Kosten pro Bestellung liegen ebenfalls nicht vor und werden hier nicht genannt.

Bei zwei Kennzahlen mit Handlungsbedarf empfiehlt die IHK professionelle Beratung, etwa bei den Kammern oder den Beratern des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle.

Häufige Fragen

Warum passt die Forderungslaufzeit nicht in ein Einkaufscontrolling?

Sie beschreibt die Zeit von Rechnungsstellung bis Geldeingang. Damit steuert sie den Zahlungseingang und nicht den Beschaffungsprozess.

Welchen Nenner brauchen eigene Kennzahlen?

Immer den Bezugswert mitangeben, etwa Monate beim Durchschnittsbestand oder Gesamtbestand beim Reservierungsanteil. Ohne Nenner ist der Wert nicht deutbar.

Wann sollte ich Beratung einbeziehen?

Die IHK nennt die Faustregel, bei zwei Kennzahlen mit Handlungsbedarf professionelle Beratung zu nutzen.