Beschaffungsprozesse optimieren mit E-Rechnung und XRechnung in Deutschland

Das Wichtigste auf einen Blick

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können.
Papierrechnungen sind bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro noch bis Ende 2026 möglich, sonstige Rechnungen bis Ende 2027, ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
XRechnung ist eine Nutzungsspezifikation der Norm EN 16931, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards; ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist gleichwertig.
Nutzen entsteht erst, wenn das ERP die XML-Felder ausliest und automatisch gegen Bestellung und Wareneingang prüft.

Fristen: Wann die E-Rechnungspflicht greift

Die Pflicht trennt Empfang und Ausstellung. Für den Empfang gilt keine Umsatzgrenze, betroffen sind alle inländischen Unternehmen. Für die Ausstellung staffelt der Gesetzgeber die Fristen nach dem Gesamtumsatz. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz beschreibt die E-Rechnungspflicht und XRechnung als Standard digitaler Geschäftsprozesse.

Stichtag / Was gilt

1. Januar 2025: Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Geschäft verpflichtend
31. Dezember 2026: Letzter Tag für Papierrechnungen bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro
31. Dezember 2027: Letzter Tag für sonstige Rechnungen wie PDF im Übergang
1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für die Ausstellung ohne Ausnahme

Für Umsätze an Privatpersonen gilt die Empfangspflicht nicht.

XRechnung, ZUGFeRD und die Leitweg-ID

XRechnung ist eine CIUS, also eine Nutzungsspezifikation der europäischen Norm EN 16931, und wird von der KoSIT gepflegt. Die Datei ist reines XML und enthält Kopfdaten, Rechnungsnummer, Datum, Positionsdaten, Steuerangaben und Zahlungsinformationen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt die Leitweg-ID hinzu, über die Bund, Länder und Kommunen die Rechnung intern weiterleiten.

ZUGFeRD ist ebenfalls zulässig: Es verbindet eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML und erfüllt ab Version 2.0.1 die Norm. Entscheidend ist, dass das System die strukturierten Daten liest. Wird nur das PDF angezeigt, geht der Automatisierungsvorteil verloren.

In fünf Schritten von der Bestellung bis zur Zahlung

Bedarf anmelden und Bestellung anlegen, mit Bestellnummer, Lieferantennummer, Kostenstelle und Steuersatz als Pflichtfeldern.
Bestellung auslösen und bei Käufen für öffentliche Auftraggeber die Leitweg-ID mitgeben.
Wareneingang zeitnah buchen, sonst startet der automatische Abgleich nicht.
Rechnung einlesen und gegen Bestellung, Wareneingang sowie Lieferantenstamm prüfen.
Freigeben, zahlen und jede Abweichung in einer Klärliste mit benannter Zuständigkeit erfassen.

Workflow Bestellung bis Zahlung

Bedarf erfassen, Bestellung im ERP anlegen
Bestellnummer als Referenz vereinbaren
Wareneingang im System buchen
XRechnung vom Lieferanten empfangen
Rechnungsdaten über Bestellreferenz zuordnen
Menge, Preis, Steuer automatisch prüfen
Freigabe, Zahlung, Archivierung

Klärfälle bleiben die Ausnahme, wenn die Stammdaten stimmen. Fehlt die Bestellnummer oder weicht der Lieferantenname ab, hilft die beste XML-Struktur nicht.

ERP-Anbindung: drei Wege in den Rechnungseingang

Für den Eingang sind drei Wege üblich: E-Mail-Gateway, Lieferantenportal und Peppol-Netzwerk.

Beim E-Mail-Gateway gehen Rechnungen an eine feste Eingangsadresse, das ERP liest den XML-Anhang aus. Für SAP S/4HANA, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Odoo gibt es Importfunktionen über Standardfunktionen oder Add-ons, abhängig von Version und Zusatzmodul.

Beim Lieferantenportal lädt der Lieferant die Rechnung hoch, das Portal prüft Pflichtfelder und übergibt die Daten. Im Peppol-Netzwerk tauschen Unternehmen E-Rechnungen europaweit aus.

Das System muss mindestens:

XML einlesen und Felder automatisch zuordnen
Bestellnummer und Lieferantennummer als Pflichtfelder behandeln
Werte gegen Bestellung, Wareneingang und Lieferantenstamm abgleichen
Rundungsdifferenzen über Toleranzwerte abfangen
strukturierte Rechnungen revisionssicher archivieren

Prüfregeln Rechnungsprüfung

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum prüfen
Steuernummer oder USt-IdNr. prüfen
Steuersatz und Steuerbetrag prüfen
Sachlicher Abgleich mit Bestellung
Abgleich mit Wareneingang
Toleranzwert für Rundungsdifferenzen setzen
Regeln dokumentieren für Revision

Umsatzsteuer und Rechnungsprüfung

Im Umsatzsteuergesetz steht, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie der Vorsteuerabzug geregelt ist: Die Pflichtangaben stehen in § 14, der Vorsteuerabzug in § 15. Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Abzug gefährdet.

Prüfen Sie gestuft: erst Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuersatz und Steuerbetrag, dann den sachlichen Abgleich, zuletzt die Freigabe. Einkauf und Buchhaltung brauchen denselben Prüfkatalog; automatische Regeln sollen Abweichungen markieren, nicht blockieren.

Förderung und Umsetzungshilfen

Die Förderangebote der KfW für Innovation und Digitalisierung bündeln unter anderem den ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit (Programmnummer 380) für Investitionen in Software und Anbindung. Der Antrag läuft über die Hausbank und muss vor Vorhabenbeginn gestellt werden.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bietet Nordrhein-Westfalen auf der Seite zur E-Rechnung in NRW Hinweise zu Formaten, Verfahren und Leitweg-ID. Klären Sie zusätzlich, welche Formate Ihr ERP bereits verarbeitet.

Häufige Fragen

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?

Empfangen müssen Sie seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung entscheidet der Gesamtumsatz des Vorjahres über die Übergangsfrist.

Muss ich XRechnung nutzen, oder ist ZUGFeRD erlaubt?

Beide erfüllen die Norm EN 16931. XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 verbindet PDF und XML.

Was muss mein ERP-System können?

XML einlesen, Felder zuordnen, gegen Bestellung und Wareneingang abgleichen, Toleranzen nutzen und revisionssicher archivieren.

Kann ich die Umstellung fördern lassen?

Ja, etwa über den ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW; der Antrag läuft über die Hausbank vor Vorhabenbeginn.