Lieferantenbewertung
Lieferantenbewertung Kriterien: Matrix für Mittelständler
Lieferantenbewertung Kriterien praxisnah festlegen: Die Matrix zeigt Gewichtung, interne Einstufung, Punktevergabe und ein Rechenbeispiel für den Mittelstand.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Lieferantenbewertung Kriterien festlegenGewichtung und interne Einstufungsgrenzen stehen fest, bevor Angebote eingehen.
- § 97 GWB fordert Gleichbehandlung und Transparenz, § 127 GWB die Wertung nach dem wirtschaftlichsten Angebot.
- EU-weit gilt die VgV, unterhalb der Schwellenwerte die UVgO oder Landesrecht.
- Eignungsprüfung und Wertung bleiben getrennt, sonst droht ein Nachprüfungsverfahren.
- Punktevergabe und Nachweise gehören in den Vergabevermerk.
Vergaberechtlicher Rahmen für die Beschaffung
§ 97 GWB nennt die Grundsätze des Vergabeverfahrens: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Diskriminierungsverbot. Den Volltext führt die amtliche Sammlung Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen bei Gesetze im Internet.
§ 127 GWB regelt die Wertung. Der Zuschlag geht auf das wirtschaftlichste Angebot, nicht auf das billigste. Zulässige Kriterien sind Preis, Qualität, Lieferzeit und Lebenszykluskosten, sofern sie den Auftragsgegenstand betreffen.
Die VOL/A gilt nur noch eingeschränkt. Für EU-weite Vergaben hat die Vergabeverordnung (VgV) sie ersetzt, unterhalb der Schwellenwerte gilt beim Bund die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Länder regeln es über Landesvergabegesetze oder verweisen auf die UVgO. Volltexte bietet Gesetze und Verordnungen bei Gesetze im Internet.
Die EU passt die Schwellenwerte alle zwei Jahre per delegierter Verordnung an. Verbindlich sind die Beträge im Amtsblatt der Europäischen Union. Schwellenwerte erklärt Vergaberecht: Informationen für die Wirtschaft bei Vergabe.NRW.
Kriterienkatalog und Gewichtungsmatrix
Ein Kriterienkatalog wird in Unterkriterien zerlegt, die aus Ihren Systemen messbar sind. Für einen Maschinenbauer hat sich diese Aufteilung bewährt:
| Kriterium | Gewichtung | Unterkriterien | Messgröße |
|---|---|---|---|
| Qualität | 25 % | Fehlerquote, Zertifikate | Reklamationen je 1.000 Lieferungen, ISO 9001, IATF 16949 |
| Liefertreue | 20 % | Termintreue, Reaktionszeit | Anteil pünktlicher Lieferungen, Tage bis zur Rückmeldung |
| Preis | 30 % | Gesamtkosten, Zahlungsziel | Preis plus Fracht, Verpackung, Entsorgung; Tage netto |
| Compliance | 15 % | Recht, Umwelt, Soziales | Handelsregister, steuerliche Nachweise, E-Rechnung |
| Service | 10 % | Support, Ersatzteile | Erreichbarkeit, Lieferzeit in Tagen |
Die Gewichtung ist ein Beispiel und folgt dem Einkaufsvolumen der Warengruppe. Bei sicherheitsrelevanten Teilen verschiebt sie sich vom Preis zur Qualität.
Punktevergabe und Rechenbeispiel
Die Skala reicht von 1 bis 10 Punkten je Unterkriterium. Die Punkte stammen aus ERP-Daten und Wareneingangsprüfung.
Punktevergabe und Schwellenwerte
- Termintreue
- 10 Punkte bei 100 Prozent, 0 Punkte unter 80 Prozent, dazwischen linear interpoliert.
- Qualität
- 10 Punkte bei 0 PPM, 0 Punkte ab 500 PPM.
- Preis
- der günstigste Lieferant erhält 10 Punkte, die übrigen im Verhältnis.
- Compliance
- 0 Punkte bei fehlenden Pflichtnachweisen.
Aus der gewichteten Summe folgt die interne Einstufung der Lieferanten:
Einstufung der Lieferanten
- 90 Punkte und mehrA-Lieferant
- 75 bis 89 PunkteB-Lieferant
- 70 bis 74 PunkteC-Lieferant mit Auflagen
- unter 70 Punktenkeine Freigabe für neue Aufträge
Rechenbeispiel
Ein Verpackungslieferant erreicht Qualität 8, Liefertreue 7, Preis 6, Compliance 9 und Service 8.
Die gewichtete Summe lautet 8 x 0,25 + 7 x 0,20 + 6 x 0,30 + 9 x 0,15 + 8 x 0,10 = 7,35 Punkte.
Das sind 73,5 von 100 Punkten. Der Lieferant wird als C-Lieferant mit Auflagen und Entwicklungsplan geführt.
Eignungsprüfung und Wertung trennen
§ 122 GWB regelt die Eignung: Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Als Nachweise dienen Handelsregisterauszug, Referenzen und Zertifikate. Die Zertifizierungsstellen überwacht die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS).
Die Wertung vergleicht danach die Angebote der geprüften Bieter anhand der Zuschlagskriterien. Wer Eignungsnachweise mitrechnet, gewichtet sie doppelt und macht die Entscheidung angreifbar.
Dokumentation und Nachprüfungsrisiko
§ 8 VgV schreibt den Vergabevermerk vor. Die Wertungsentscheidung muss später allein aus der Akte verständlich sein. Die Vorlage enthält:
- Stammdaten des Lieferanten und Bewertungsdatum
- Kriterien, Gewichtung und Punkteschema
- Punktzahl je Unterkriterium mit Quelle im System
- Gesamtpunktzahl, Einstufung und Begründung
- Nachweise, Korrespondenz und vereinbarte Maßnahmen
Ein übergangener Bieter kann nach § 160 GWB ein Nachprüfungsverfahren beantragen. In Nordrhein-Westfalen sind die Vergabekammern Rheinland und Westfalen bei den Bezirksregierungen Düsseldorf und Münster angesiedelt.
Häufige Fragen
Wo prüfe ich die aktuellen Vergabeschwellenwerte?
Verbindlich ist der Stand im Amtsblatt der Europäischen Union. Prüfen Sie ihn vor jeder Vergabe, statt Zahlen aus älteren Veröffentlichungen zu übernehmen.
Gilt die VOL/A noch?
Bei EU-weiten Vergaben gilt die VgV, national die UVgO des Bundes oder Landesrecht. VOL/A-Abschnitte wirken nur dort nach, wo keine Neuregelung greift.
Muss ein privater Mittelständler nach GWB bewerten?
Nur bei öffentlichen Aufträgen. Kriterien, Gewichtung und Dokumentation nützen auch bei privaten Rahmenverträgen.
Wie oft sollte bewertet werden?
Jährlich bei strategischen Lieferanten, halbjährlich bei kritischen, zusätzlich nach schweren Qualitäts- oder Terminvorfällen.
