Lieferantenbewertung Kriterien nach GWB und VOL/A für deutsche Mittelständler

Das Wichtigste auf einen Blick

• Lieferantenbewertung Kriterien müssen bei öffentlichen Aufträgen aus GWB und VOL/A abgeleitet werden.
• Eine Gewichtungsmatrix mit Punktevergabe und Schwellenwerten macht die Entscheidung nachvollziehbar.
• Die Eignungsprüfung ist von der Wertung zu trennen, sonst drohen Nachprüfungsverfahren.
• Jede Bewertung braucht eine Dokumentationsvorlage, die auch einer Vergabekammer standhält.
• Mittelständler können Kriterien wie Qualität, Liefertreue, Preis und Compliance individuell gewichten.

Vergaberechtlicher Rahmen: Was GWB und VOL/A für die Lieferantenbewertung vorgeben

Wer als mittelständisches Unternehmen öffentliche Aufträge anbietet oder selbst als Bieter auftritt, kommt an den Regelungen des GWB nicht vorbei. Das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen bildet die Rechtsgrundlage für Vergabeverfahren und legt fest, ab welchen Schwellenwerten das europaweite Vergaberecht greift. Lieferantenbewertung Kriterien müssen sich daran messen lassen, wenn ein Auftrag oberhalb dieser Schwellenwerte vergeben wird.

Die VOL/A regelt die Vergabe von Leistungen, also typischerweise Liefer- und Dienstleistungen, die nicht Bauleistungen sind. Sie konkretisiert, wie Eignung und Wertung ablaufen. Wer Lieferanten bewertet, sollte beide Regelwerke kennen, auch wenn die VOL/A in ihrer klassischen Form durch die Vergabeverordnung (VgV) für EU-weite Verfahren abgelöst wurde.

Für nationale Vergaben unterhalb der Schwellenwerte bleibt sie je nach Bundesland und Auftraggeber relevant.

Die Schwellenwerte selbst werden von der EU festgelegt und regelmäßig angepasst. Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt der klassische Schwellenwert bei 221.000 Euro netto, für Bauaufträge bei 5.538.000 Euro. Diese Zahlen sind allgemein bekannt und dienen als Orientierung. Unterhalb dieser Grenzen gelten die jeweiligen Landeshaushaltsordnungen und Vergabeerlasse, etwa in Nordrhein-Westfalen, Bayern oder Baden-Württemberg.

Für die Lieferantenbewertung gilt: Kriterien eines öffentlichen Auftraggebers müssen diskriminierungsfrei, objektiv und nachprüfbar sein. Ein mittelständischer Zulieferer, der sich um einen Rahmenvertrag bewirbt, kann verlangen, dass dieselben Maßstäbe für alle Bieter gelten.

Der Volltext von GWB und VOL/A steht in den einschlägigen Datenbanken zur Verfügung, etwa über die Gesetze im Internet, Gesetze / Verordnungen.

Wer die Systematik der Lieferantenbewertung verstehen will, findet auch in der Lieferantenbewertung, Wikipedia einen Überblick über gängige Methoden und Kriterien. Entscheidend ist, dass die Bewertung nicht isoliert vom Vergaberecht betrachtet wird. Gerade im Mittelstand fehlt oft eine klare Trennung zwischen Einkauf und Vergabestelle.

Kriterienkatalog für deutsche Mittelständler: Qualität, Liefertreue, Preis und Compliance

Ein Kriterienkatalog für die Lieferantenbewertung sollte vier Kernbereiche abdecken. Qualität, Liefertreue, Preis und Compliance sind die Säulen, die sich in der Praxis bewährt haben. Jeder Bereich wird in Unterkriterien zerlegt, die messbar sind. Nur so lässt sich eine Punktvergabe begründen, die auch einer Überprüfung standhält.

Qualität umfasst Fehlerquoten, Reklamationszahlen und die Einhaltung von Spezifikationen. Ein Lieferant, der Bauteile für die Automobilindustrie liefert, muss nachweisen, dass er die geforderten Toleranzen einhält. Zertifizierungen nach ISO 9001 oder IATF 16949 sind hierzulande ein gängiger Nachweis. Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) überwacht die Zertifizierungsstellen, was die Aussagekraft erhöht.

Liefertreue misst Termintreue, Liefermengenabweichungen und Reaktionszeit bei Änderungen. Ein Lieferant, der regelmäßig zu spät liefert, verursacht Kosten in der Produktion. Diese Kosten können über den Erzeugerpreisindex des Statistischen Bundesamtes (Destatis) in Relation gesetzt werden. Für die Bewertung reicht jedoch die interne Erfassung der Liefertermine.

Der Preis ist nicht alles, aber er zählt. Statt des absoluten Preises sollte der Gesamtkostenansatz (Total Cost of Ownership) betrachtet werden. Dazu gehören Verpackung, Transport, Zoll und Entsorgung. Ein niedriger Einkaufspreis kann durch hohe Folgekosten aufgezehrt werden. Der Preis wird daher als eigenes Kriterium mit begrenzter Gewichtung geführt, oft zwischen 30 und 40 Prozent.

Compliance umfasst die Einhaltung von Gesetzen, Umweltstandards und sozialen Mindestanforderungen. Dazu gehören die Einhaltung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, die korrekte Umsatzsteuervoranmeldung und die Ausstellung von E-Rechnungen wie der XRechnung. Auch die Prüfung im Handelsregister und Unternehmensregister gehört dazu. Ein Lieferant, der hier auffällig wird, sollte nicht in die engere Wahl kommen.

Die folgende Tabelle zeigt einen möglichen Kriterienkatalog mit Gewichtungsvorschlägen für einen mittelständischen Maschinenbauer.

Kriterium	Unterkriterium	Gewichtung
Qualität	Fehlerquote, Zertifikate	25 %
Liefertreue	Termintreue, Reaktionszeit	20 %
Preis	Gesamtkosten, Zahlungsziel	30 %
Compliance	Umwelt, Soziales, Steuern	15 %
Service	Technischer Support, Ersatzteile	10 %

Gewichtungsmatrix erstellen: Punktevergabe und Schwellenwerte nachvollziehbar festlegen

Eine Gewichtungsmatrix ist das Herzstück jeder Lieferantenbewertung. Sie legt fest, welches Kriterium wie stark in die Gesamtnote einfließt. Zuerst werden die Kriterien aus dem Katalog ausgewählt. Dann erhält jedes Kriterium eine Gewichtung, die in Summe 100 Prozent ergibt. Anschließend wird eine Punkteskala definiert, meist von 1 bis 10 oder 1 bis 100.

Die Punktevergabe muss nachvollziehbar sein. Für die Liefertreue kann beispielsweise gelten: 10 Punkte bei 100 Prozent Termintreue, 0 Punkte bei unter 80 Prozent. Zwischenwerte werden linear interpoliert. Für Qualität kann die Fehlerquote in Parts per Million (PPM) herangezogen werden. Ein Lieferant mit 50 PPM erhält mehr Punkte als einer mit 500 PPM.

Schwellenwerte legen fest, ab welcher Gesamtpunktzahl ein Lieferant als geeignet gilt. Ein üblicher Schwellenwert liegt bei 70 von 100 Punkten. Lieferanten unterhalb dieses Wertes werden nicht freigegeben oder nur mit Auflagen. Die Schwellenwerte sollten im Vorfeld festgelegt und dokumentiert werden, nicht erst nach der Bewertung.

Ein Praxisbeispiel: Ein mittelständischer Zulieferer in Nordrhein-Westfalen bewertet seine Lieferanten halbjährlich. Die Gewichtung liegt bei Qualität 25, Liefertreue 20, Preis 30, Compliance 15 und Service 10. Ein Lieferant erreicht 85 Punkte und wird als A-Lieferant eingestuft. Ein anderer kommt auf 65 Punkte und wird als C-Lieferant mit Entwicklungsplan geführt. Diese Einstufung hilft bei der Vergabe von Rahmenverträgen.

Die Matrix sollte in einer Tabellenkalkulation oder einem ERP-System abgebildet werden. Wichtig ist, dass die Berechnung transparent bleibt. Jede Änderung der Gewichtung muss dokumentiert werden. Nur so kann ein Lieferant die Entscheidung nachvollziehen. Im Streitfall vor der Vergabekammer ist die Matrix ein zentrales Beweismittel.

Dokumentationspflichten und Nachprüfungsrisiko im Vergabeverfahren

Die Dokumentation der Lieferantenbewertung ist keine Kür, sondern Pflicht. Öffentliche Auftraggeber müssen jede Wertungsentscheidung so festhalten, dass sie auch Monate später nachvollziehbar ist. Dazu gehören der Bewertungsbogen, die Gewichtungsmatrix und die zugrunde liegenden Nachweise. Ein Nachprüfungsverfahren nach GWB kann eingeleitet werden, wenn ein Bieter die Vergabe als rechtswidrig ansieht.

Das Nachprüfungsverfahren läuft vor der Vergabekammer des jeweiligen Bundeslandes. In Nordrhein-Westfalen ist die Vergabekammer bei der Bezirksregierung angesiedelt. In Bayern gibt es die Vergabekammer Südbayern und Nordbayern. Betroffene Bieter können dort beantragen, dass die Vergabe überprüft wird. Die Kammer prüft, ob der Auftraggeber die Vergabevorschriften eingehalten hat.

Für mittelständische Unternehmen, die als Auftraggeber tätig sind, bedeutet das: Eine lückenhafte Dokumentation kann teuer werden. Selbst wenn die Entscheidung inhaltlich richtig war, fehlt der Nachweis. Deshalb sollte jede Bewertung mit Datum, Bewerter und Begründung versehen werden. Auch die Kommunikation mit dem Lieferanten gehört in die Akte.

Die Dokumentationsvorlage für Lieferantenbewertung sollte folgende Elemente enthalten: Stammdaten des Lieferanten, Bewertungsdatum, Bewertungskriterien mit Gewichtung, erreichte Punktzahl pro Kriterium, Gesamtpunktzahl, Einstufung und Maßnahmen. Zusätzlich sollten Nachweise wie Zertifikate, Rechnungen und Korrespondenz abgelegt werden. Eine solche Vorlage lässt sich leicht in Excel oder einer Beschaffungssoftware abbilden.

Wer sich unsicher ist, welche vergaberechtlichen Vorgaben gelten, findet bei den Vergabekammern und den zuständigen Ministerien Informationen. In Nordrhein-Westfalen bietet die Vergaberecht - Informationen für die Wirtschaft | Vergabe.NRW eine gute Orientierung. Dort sind auch die Schwellenwerte und Verfahrensarten erläutert.

Checkliste für die Dokumentation:

• Bewertungsbogen mit Datum und Unterschrift
• Gewichtungsmatrix mit nachvollziehbarer Punktevergabe
• Nachweise über Qualität, Zertifikate und Compliance
• Schriftliche Begründung der Einstufung
• Ablage der Korrespondenz mit dem Lieferanten
• Regelmäßige Aktualisierung der Bewertung

Lieferantenbewertung Kriterien in der Praxis: Bewertungsbogen und Lieferantengespräch

Die beste Matrix nützt nichts, wenn sie nicht gelebt wird. In der Praxis beginnt die Bewertung mit der Sammlung der Daten. Liefertreue lässt sich aus dem ERP-System ziehen, Qualität aus der Wareneingangsprüfung, Preise aus der Buchhaltung. Compliance-Daten kommen aus dem Handelsregister, aus Zertifikaten und aus Selbstauskünften.

Der Bewertungsbogen wird pro Lieferant ausgefüllt. Er enthält die Kriterien, die Gewichtung und die erreichten Punkte. Ein Beispiel: Ein Lieferant für Verpackungsmaterial erreicht bei Qualität 8 von 10, bei Liefertreue 7, bei Preis 6, bei Compliance 9 und bei Service 8. Die gewichtete Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Multiplikation mit den Gewichtungen. Das Ergebnis wird in die Lieferantenakte übernommen.

Das Lieferantengespräch ist der zweite Schritt. Hier werden die Ergebnisse besprochen und Maßnahmen vereinbart. Ein Lieferant mit schlechter Liefertreue erhält einen Termin, um die Ursachen zu klären. Gemeinsam werden Verbesserungen festgelegt, etwa eine höhere Lagerhaltung oder ein anderer Transportweg. Das Gespräch sollte dokumentiert werden, damit die Vereinbarungen nachvollziehbar bleiben.

In der Praxis hat sich eine jährliche Bewertung für strategische Lieferanten und eine halbjährliche für kritische Lieferanten bewährt. Kritische Lieferanten sind solche, deren Ausfall die Produktion stoppen würde. Für sie gelten strengere Schwellenwerte. Ein Lieferant, der zweimal in Folge unter 70 Punkte fällt, wird mit einem Entwicklungsplan belegt oder ausgelistet.

Die Bewertungskriterien Einkauf sollten auch weiche Faktoren wie Kommunikation und Innovationsbereitschaft enthalten. Ein Lieferant, der neue Ideen einbringt, kann langfristig wertvoller sein als einer, der nur den Preis drückt. Diese Faktoren werden jedoch mit geringerer Gewichtung versehen, um die Vergleichbarkeit zu wahren.

Rechtliche Grenzen: Eignungsprüfung, Wertung und Diskriminierungsverbot

Die Eignungsprüfung Lieferant ist strikt von der Wertung zu trennen. Die Eignungsprüfung stellt fest, ob ein Lieferant überhaupt in der Lage ist, den Auftrag auszuführen. Dazu gehören Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Die Wertung vergleicht dann die Angebote der geeigneten Bieter anhand der Zuschlagskriterien.

Ein häufiger Fehler im Mittelstand ist die Vermischung beider Stufen. Wenn ein Lieferant wegen fehlender Eignung ausgeschlossen wird, darf das nicht als Wertungsentscheidung getarnt werden. Umgekehrt dürfen Eignungskriterien nicht in die Wertung einfließen. Das Diskriminierungsverbot verlangt, dass alle Bieter gleich behandelt werden. Kriterien müssen objektiv, transparent und im Voraus bekannt gegeben werden.

Das GWB und die VOL/A enthalten klare Vorgaben. Die GWB - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis gibt einen Überblick über die relevanten Paragrafen, etwa § 97 GWB zu den Grundsätzen der Vergabe. Wer konkrete Formulierungen sucht, kann die Gesetze im Internet - Titelsuche nutzen, um nach GWB oder VgV zu suchen.

Ein weiteres Risiko ist die nachträgliche Änderung von Kriterien. Wer die Gewichtung erst nach Angebotsabgabe festlegt, riskiert ein Nachprüfungsverfahren. Die Kriterien müssen spätestens mit der Bekanntmachung feststehen. Auch die Schwellenwerte für die Eignung sind vorab zu definieren. Nur so bleibt die Vergabe rechtssicher.

Für mittelständische Unternehmen, die selbst öffentliche Aufträge vergeben, empfiehlt sich eine Schulung der Mitarbeiter im Vergaberecht. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) bietet entsprechende Weiterbildungen an. Auch die Industrie- und Handelskammern (DIHK) informieren über vergaberechtliche Grundlagen. Wer die Regeln kennt, kann Nachprüfungsverfahren vermeiden.

Häufige Fragen

Welche Schwellenwerte gelten nach GWB?

Für Liefer- und Dienstleistungen liegt der EU-Schwellenwert bei 221.000 Euro netto, für Bauaufträge bei 5.538.000 Euro. Oberhalb dieser Werte gilt das europaweite Vergaberecht. Unterhalb gelten die nationalen Regelungen der Bundesländer.

Was ist der Unterschied zwischen Eignungsprüfung und Wertung?

Die Eignungsprüfung klärt, ob ein Lieferant fachlich, wirtschaftlich und zuverlässig geeignet ist. Die Wertung vergleicht die Angebote der geeigneten Bieter anhand der Zuschlagskriterien. Beide Stufen müssen getrennt dokumentiert werden.

Wie oft sollte eine Lieferantenbewertung durchgeführt werden?

Strategische Lieferanten werden mindestens jährlich bewertet, kritische Lieferanten halbjährlich. Bei Problemen sind Anlassbewertungen sinnvoll. Die Häufigkeit sollte in der Beschaffungsrichtlinie festgelegt sein.

Welche Kriterien gehören in eine Lieferantenbewertung Matrix?

Bewährt haben sich Qualität, Liefertreue, Preis, Compliance und Service. Die Gewichtung richtet sich nach der Beschaffungsstrategie. Eine Matrix mit Punktevergabe und Schwellenwerten macht die Entscheidung nachvollziehbar.

Was passiert bei einem Nachprüfungsverfahren?

Ein Bieter kann vor der Vergabekammer die Überprüfung der Vergabe beantragen. Die Kammer prüft, ob der Auftraggeber die Vorschriften eingehalten hat. Bei Verstößen kann die Vergabe untersagt oder neu ausgeschrieben werden.

Wo finde ich den Volltext von GWB und VOL/A?

Der Volltext steht in den einschlägigen Datenbanken wie Gesetze im Internet zur Verfügung. Dort können Sie nach GWB, VgV oder VOL/A suchen. Die Titelsuche hilft bei der gezielten Recherche.