5 Schritte zur Lieferantenbewertung mit Kriterien aus dem BME und DIHK

Das Wichtigste auf einen Blick

Lieferantenbewertung mit BME- und DIHK-Kriterien: Überblick

Wer Lieferanten bewertet, braucht ein Verfahren, das wiederholbar ist und vor Gericht Bestand hat. Der BME hat als Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. mit seinem Verhaltenskodex (BME-Kodex) ein öffentlich abrufbares Regelwerk für Lieferanten vorgelegt. Der DIHK als Deutscher Industrie- und Handelskammertag liefert über seine Themenfelder der DIHK Orientierung für die Beschaffungspraxis.

Der BME deckt die fachliche Seite ab, der DIHK die rechtliche und wirtschaftliche. Ein Kriterium, das nur aus dem Bauchgefühl kommt, hält einer Rückfrage des Lieferanten selten stand. Wer beide Quellen verbindet, erhält ein Bewertungssystem, das im Mittelstand funktioniert.

Der BME-Kodex und die DIHK-Themenfelder sind keine starren Vorgaben. Sie sind Baukästen, aus denen Einkäufer die passenden Bewertungskriterien für ihre Branche wählen. Ein Maschinenbauer in Baden-Württemberg braucht andere Schwerpunkte als ein Lebensmittelhersteller in Niedersachsen.

Ein bewerteter Lieferantenpool ist das Ziel. Er zeigt auf einen Blick, welche Lieferanten zuverlässig liefern, welche auffallen und welche aussortiert gehören. Der Weg dorthin führt über fünf Schritte, die aufeinander aufbauen.

BME-Kodex und DIHK-Themenfelder konkret

Der BME-Kodex nennt Anforderungen an Lieferanten, darunter Gesetzeskonformität, Arbeitsbedingungen, Umwelt- und Klimaschutz, Korruptionsprävention und faire Wettbewerbsbedingungen. Diese Felder lassen sich als Kriteriengruppen in eine Lieferantenbewertung übernehmen.

Der DIHK bündelt die Interessen der Industrie- und Handelskammern, die in allen Regionen Deutschlands vertreten sind. In seinen Themenfeldern ordnet er Recht, Steuern und Wirtschaftspolitik ein, dazu das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und das Vergaberecht. Diese Einordnungen helfen, Kriterien rechtssicher zu formulieren.

Für laufende Änderungen sind zwei DIHK-Angebote nützlich. Der Newsletter InfoRecht der DIHK informiert über rechtliche Entwicklungen, die den Einkauf betreffen. Der DIHK-Newsletter Steuern und Finanzen richtet sich speziell an mittelständische Unternehmen.

Wer beide Quellen nutzt, vermeidet typische Fehler. Dazu gehört, Lieferanten nur nach Preis zu bewerten oder rechtliche Prüfungen zu überspringen. Ein Blick in die DIHK-Themenfelder hilft, den Überblick zu behalten.

Was der bewertete Lieferantenpool im Alltag leistet

Ein bewerteter Lieferantenpool ist mehr als eine Liste. Er ordnet Lieferanten nach Leistung, Risiko und strategischer Bedeutung. Das erleichtert Entscheidungen bei Engpässen, Preiserhöhungen oder Qualitätsproblemen.

Im Mittelstand fehlt oft die Zeit für aufwendige Systeme. Ein Pool mit klaren Kriterien und regelmäßiger Pflege reicht aus. Er muss nicht perfekt sein, aber aktuell und nachvollziehbar. Der Wikipedia-Artikel zur Lieferantenbewertung gibt einen Überblick über gängige Methoden und Kriterien.

Die Bewertung schützt auch vor Überraschungen. Wer die wirtschaftliche Lage seiner Lieferanten kennt, erkennt Insolvenzrisiken früher. Handelsregister und Unternehmensregister liefern dafür kostenlose Anhaltspunkte.

Schritt 1: Bewertungskriterien auswählen und gewichten

Am Anfang steht die Frage, was ein Lieferant leisten muss. Der BME-Kodex und die DIHK-Themenfelder bieten eine Grundlage, ersetzen aber nicht die unternehmenseigene Entscheidung. Jedes Unternehmen legt fest, welche Kriterien zählen.

Bewährt hat sich eine Aufteilung in harte und weiche Kriterien. Harte Kriterien sind messbar, etwa Preis, Lieferzeit oder Fehlerquote. Weiche Kriterien wie Kommunikation oder Innovationsbereitschaft erfordern Einschätzungen.

Die Gewichtung entscheidet über das Ergebnis. Ein Kriterium mit hoher Gewichtung kann einen Lieferanten nach oben oder unten ziehen. Deshalb sollte die Gewichtung einmal festgelegt und dann nur mit gutem Grund geändert werden.

Typische Bewertungskriterien im Einkauf

Die Bewertungskriterien Einkauf lassen sich in Gruppen bündeln. Das erleichtert die Übersicht und die spätere Auswertung.

Die Gruppen Nachhaltigkeit und Compliance greifen die Themen des BME-Kodex auf. Preis- und Rechtsfragen ordnen die DIHK-Themenfelder ein.

Diese Liste ist ein Ausgangspunkt. Je nach Branche kommen weitere Kriterien hinzu, etwa Sortimentsbreite oder Lagerfähigkeit.

Gewichtung mit Punkten

Ein einfaches Punktesystem reicht für den Mittelstand. Jedes Kriterium erhält eine Gewichtung, zum Beispiel von 1 bis 5. Die Bewertung je Lieferant wird mit der Gewichtung multipliziert. Ein Beispiel zeigt die Wirkung:

Bei 16 möglichen Gewichtungspunkten und fünf Bewertungsstufen liegt das Maximum bei 80 Punkten. Der Beispiel-Lieferant erreicht 35 Punkte und landet im Mittelfeld. Die Gewichtung sollte schriftlich festgehalten werden, das schafft Transparenz.

Rechtliche Mindestanforderungen

Bei öffentlichen Aufträgen gilt seit der Vergaberechtsreform 2016 das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB, Teil 4, §§ 97 ff.). Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt die Vergabeverordnung (VgV), für Bauleistungen die VOB/A. Unterhalb der Schwellenwerte haben Bund und Länder die VOL/A weitgehend durch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ersetzt. Mittelständische Zulieferer müssen diese Regeln kennen, wenn sie an Ausschreibungen teilnehmen.

Für private Einkäufer sind die Vorgaben nicht bindend, aber nützlich. Sie zeigen, welche Kriterien sachlich gerechtfertigt sind. Wer Lieferanten willkürlich ausschließt, riskiert Streit und Imageschäden.

Die geltenden Fassungen von GWB, VgV, UVgO und VOB/A stehen auf gesetze-im-internet.de und im Bundesgesetzblatt. Die EU-Schwellenwerte setzt die EU-Kommission alle zwei Jahre neu fest.

Schritt 2: Daten zu Lieferanten erheben

Ohne Daten keine Bewertung. Die Datenerhebung ist der aufwendigste Schritt, lässt sich aber gut organisieren. Wichtig ist, nur Informationen zu sammeln, die für die Bewertung gebraucht werden.

Datenquellen gibt es viele. Interne Quellen sind Bestellungen, Reklamationen, Lieferprotokolle und Korrespondenz. Externe Quellen sind Handelsregister, Unternehmensregister, Zertifikate und Referenzen.

Die Kunst besteht darin, die Erhebung zu standardisieren. Ein Fragebogen oder ein Lieferantenstammblatt sorgt dafür, dass alle Lieferanten die gleichen Angaben machen. Das erleichtert den Vergleich.

Interne Datenquellen nutzen

Im eigenen Unternehmen liegen oft mehr Daten als gedacht. Die Buchhaltung kennt Zahlungsverhalten und Preise. Die Qualitätssicherung kennt Fehlerquoten. Die Logistik kennt Lieferzeiten.

Diese Daten sollten regelmäßig zusammengeführt werden. Ein einfaches Tabellenblatt reicht für den Anfang. Wichtig ist, dass die Daten aktuell sind und nachvollziehbar bleiben.

Wer ein ERP-System nutzt, kann viele Kennzahlen automatisch auswerten. Im Mittelstand fehlt diese Möglichkeit oft. Dann hilft eine manuelle Pflege in festen Abständen.

Externe Datenquellen prüfen

Handelsregister und Unternehmensregister geben Auskunft über Rechtsform, Geschäftsführung und wirtschaftliche Verhältnisse. Diese Angaben sind öffentlich und kostenlos zugänglich.

Zertifikate wie ISO 9001 oder eine Akkreditierung bei der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) belegen Standards. Sie sollten in regelmäßigen Abständen auf Gültigkeit geprüft werden.

Der Erzeugerpreisindex des Statistischen Bundesamts (Destatis) hilft, Preisveränderungen einzuordnen. Steigen die Erzeugerpreise insgesamt, sind Preiserhöhungen einzelner Lieferanten plausibler.

Fragebogen und Lieferantenstammblatt

Ein standardisierter Fragebogen ist die effizienteste Methode. Er enthält alle Kriterien und wird vom Lieferanten ausgefüllt. Offene Fragen sollten knapp gehalten werden.

Das Lieferantenstammblatt bündelt die wichtigsten Angaben. Dazu gehören Ansprechpartner, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung und Zertifikate. Auch die E-Rechnung nach XRechnung sollte hier vermerkt sein.

Die Pflege des Stammblatts ist eine Daueraufgabe. Änderungen bei Ansprechpartnern oder Zertifikaten müssen zeitnah eingetragen werden. Sonst verliert die Bewertung ihre Grundlage.

Schritt 3: Lieferanten bewerten und klassifizieren

Jetzt werden die Daten in Punkte umgerechnet. Für jedes Kriterium erhält der Lieferant eine Note, zum Beispiel von 1 (sehr gut) bis 5 (mangelhaft). Die gewichtete Summe ergibt die Gesamtnote.

Die Bewertung sollte von mehreren Personen vorgenommen werden. Einkauf, Qualitätssicherung und Fachabteilung haben unterschiedliche Blickwinkel. Ein gemeinsamer Bewertungstermin verhindert einseitige Urteile.

Nach der Bewertung folgt die Klassifizierung. Lieferanten werden in Gruppen eingeteilt, etwa A, B und C. Die Klasse steuert, wie eng der Einkauf den Lieferanten betreut.

Bewertungsskala und Punktevergabe

Eine einfache Skala reicht aus. Fünf Stufen sind üblich, drei Stufen genügen oft. Wichtig ist, dass alle Bewerter die Skala gleich verstehen.

Für jedes Kriterium wird definiert, was eine 1 und was eine 5 bedeutet. Bei der Liefertreue könnte eine 1 für 100 Prozent Termintreue stehen, eine 5 für weniger als 80 Prozent.

Die Punkte werden mit der Gewichtung multipliziert und addiert. Das Ergebnis ist eine Zahl, die den Lieferanten einordnet. Ein Lieferant mit 70 von 80 Punkten gehört zur Gruppe A.

Klassifizierung in A-, B- und C-Lieferanten

A-Lieferanten sind strategisch wichtig und leisten gut. Sie sollten gepflegt und langfristig gebunden werden. B-Lieferanten sind solide, aber austauschbar, C-Lieferanten fallen durch schlechte Leistung auf und müssen verbessert oder ersetzt werden.

Die Klasse folgt nicht allein aus der Gesamtnote. Auch das Risiko spielt eine Rolle, denn ein Lieferant mit hoher Note und schlechter Bonität bleibt ein Risiko. Der bewertete Lieferantenpool entsteht, wenn alle Lieferanten eine Klasse haben. Er ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen im Einkauf.

Risiken erkennen

Neben der Leistung zählt die wirtschaftliche Stabilität. Ein Blick in das Unternehmensregister zeigt, ob ein Lieferant Zahlungsprobleme hat. Auch Nachrichten über Insolvenzen oder Rechtsstreitigkeiten sind relevant.

Die DIHK-Konjunkturumfrage ordnet regelmäßig die Lage der Unternehmen ein und liefert Anhaltspunkte für Branchenrisiken. Regionale Einschätzungen liefern die Industrie- und Handelskammern vor Ort.

Ein Frühwarnsystem hilft, Risiken rechtzeitig zu erkennen. Dazu gehören regelmäßige Bonitätsprüfungen und Gespräche mit den Lieferanten.

Schritt 4: Maßnahmen ableiten und kommunizieren

Eine Bewertung ohne Konsequenzen ist wertlos. Aus den Ergebnissen müssen Maßnahmen folgen. Sie betreffen sowohl gute als auch schlechte Lieferanten.

Bei A-Lieferanten geht es um Bindung und Weiterentwicklung. Bei C-Lieferanten um Verbesserung oder Trennung. Die Maßnahmen sollten schriftlich festgehalten und mit Terminen versehen werden.

Die Kommunikation ist entscheidend. Lieferanten müssen wissen, wie sie bewertet wurden und was erwartet wird. Ein Gespräch ist besser als ein formloses Schreiben.

Maßnahmen für gute Lieferanten

A-Lieferanten sollten stärker eingebunden werden. Das kann bedeuten, ihnen mehr Volumen zu geben oder gemeinsame Projekte zu starten. Auch ein regelmäßiger Austausch über Trends und Entwicklungen hilft.

Langfristige Verträge mit klaren Konditionen sichern die Zusammenarbeit. Bei strategischen Lieferanten kann eine gemeinsame Planung sinnvoll sein.

Gute Lieferanten sollten auch Feedback erhalten. Wer weiß, dass seine Leistung geschätzt wird, bleibt eher loyal.

Maßnahmen für schwache Lieferanten

C-Lieferanten brauchen klare Vorgaben. Ein Maßnahmenplan legt fest, was sich bis wann ändern muss. Die Umsetzung wird überprüft.

Bei schwerwiegenden Mängeln kann eine Trennung notwendig sein. Dann muss der Lieferantenpool angepasst und ein Ersatz gesucht werden. Das kostet Zeit und sollte vorbereitet sein.

Die Kommunikation sollte sachlich bleiben. Vorwürfe helfen nicht, konkrete Vereinbarungen schon.

Kommunikation mit Lieferanten

Ein jährliches Lieferantengespräch ist sinnvoll. Dabei werden die Bewertung und die Erwartungen besprochen. Das Gespräch sollte vorbereitet und dokumentiert werden.

Manche Unternehmen versenden Bewertungsbögen zur Selbstauskunft. Das entlastet den Einkauf, ersetzt aber nicht das Gespräch.

Wichtig ist, dass die Bewertung nachvollziehbar bleibt. Lieferanten akzeptieren Kritik eher, wenn sie die Kriterien kennen.

Schritt 5: Bewertung dokumentieren und regelmäßig wiederholen

Die Dokumentation macht die Bewertung überprüfbar. Sie schützt vor Willkür und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Zudem ist sie bei Audits und Zertifizierungen gefordert.

Die Wiederholung ist ebenso wichtig. Eine einmalige Bewertung veraltet schnell. Ein fester Rhythmus hält den Lieferantenpool aktuell.

Bewährt hat sich ein jährlicher Zyklus. Bei kritischen Lieferanten sind kürzere Abstände sinnvoll. Die Ergebnisse werden fortgeschrieben, nicht neu erfunden.

Dokumentation und Vorlage

Eine Lieferantenbewertung Vorlage hilft, den Aufwand zu begrenzen. Sie enthält alle Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsstufen. Die ausgefüllten Bögen werden zentral abgelegt.

Die folgende Vorlage bündelt die Angaben, die eine Bewertung nachvollziehbar machen. Die Gewichtungssumme von 16 und die Höchstpunktzahl von 80 stammen aus dem Beispiel oben.

Die Vorlage lässt sich in einer Tabellenkalkulation oder auf Papier führen. Wer sie einmal aufgebaut hat, füllt sie im nächsten Zyklus in wenigen Minuten aus.

Die Dokumentation sollte auch die Maßnahmen und deren Umsetzung enthalten. So entsteht eine Historie, die bei Streitfällen hilft.

Für die Aufbewahrung gelten die üblichen Fristen. Bei steuerlich relevanten Unterlagen sind es zehn Jahre, bei einfachen Geschäftsbriefen sechs Jahre.

Bewertungszyklus festlegen

Ein jährlicher Rhythmus ist für die meisten mittelständischen Unternehmen passend. Er fällt mit der Budgetplanung zusammen und ermöglicht rechtzeitige Anpassungen.

Bei Lieferanten mit hohem Risiko oder großer Bedeutung sind halbjährliche Bewertungen sinnvoll. Bei unkritischen Lieferanten reicht eine Bewertung alle zwei Jahre.

Der Zyklus sollte im Einkaufsprozess verankert sein. Nur so wird er nicht vergessen.

Kontinuierliche Verbesserung

Die Bewertung selbst sollte regelmäßig überprüft werden. Sind die Kriterien noch passend? Ist die Gewichtung aktuell? Neue Anforderungen wie Nachhaltigkeit oder Lieferkettensorgfalt müssen einfließen.

Der BME und der DIHK bieten dafür Anregungen. Wer die Themenfelder des DIHK verfolgt, bleibt über rechtliche und wirtschaftliche Entwicklungen informiert.

Ein bewerteter Lieferantenpool ist kein Endzustand. Er ist ein lebendes Instrument, das sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt. Die folgende Checkliste fasst die fünf Schritte zusammen.

Häufige Fragen

Welche Kriterien gehören in eine Lieferantenbewertung?

Bewährte Kriterien sind Qualität, Liefertreue, Preis, Service, Nachhaltigkeit und Compliance. Die Auswahl richtet sich nach Branche und Unternehmenszielen. Der BME-Kodex und die DIHK-Themenfelder bieten Orientierung.

Wie oft sollte man Lieferanten bewerten?

In der Regel einmal jährlich. Kritische oder strategische Lieferanten sollten halbjährlich bewertet werden. Unkritische Lieferanten reichen alle zwei Jahre.

Was ist ein bewerteter Lieferantenpool?

Das ist die Gesamtheit aller Lieferanten mit einer aktuellen Bewertung und Klassifizierung. Er zeigt, welche Lieferanten zuverlässig sind und wo Handlungsbedarf besteht.

Muss man BME- und DIHK-Kriterien zwingend verwenden?

Nein, sie sind freiwillige Orientierung. Bei öffentlichen Aufträgen gilt jedoch das Vergaberecht: das GWB, oberhalb der Schwellenwerte die VgV, unterhalb die UVgO und für Bauleistungen die VOB/A. Private Unternehmen können eigene Schwerpunkte setzen.

Wie dokumentiert man die Bewertung richtig?

Mit einer Vorlage, die Kriterien, Gewichtung, Punkte und Maßnahmen festhält. Die Bögen werden zentral abgelegt und regelmäßig aktualisiert.

Was tun bei einem C-Lieferanten?

Zuerst einen Maßnahmenplan mit klaren Fristen aufstellen. Führt das nicht zum Erfolg, sollte der Lieferant ersetzt werden. Der Lieferantenpool wird entsprechend angepasst.