Beschaffungswerkzeuge
Teil von Welche Beschaffungswerkzeuge bieten BME, KOINNO, Odoo und SAP?
Elektronische Beschaffung einführen mit Prozesslandkarte und Systemanbindung
Prozesslandkarte für elektronische Beschaffung: sechs Schritte, Systemanbindung und Rollen klären, damit der Einkauf durchgängig elektronisch abläuft.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Sie prüfen jeden Prozessschritt einzeln: elektronisch möglich ja oder nein, mit System und offener Schnittstelle.
- Procure-to-Pay wird erst durchgängig, wenn Katalog, Freigabe und Abgleich dieselben Stammdaten nutzen.
- Offene Schnittstellen sind ein Ergebnis der Landkarte, kein Technikdetail am Projektende.
Prozesse auswählen und Kategorien trennen
Beginnen Sie nicht mit dem System, sondern mit der Liste Ihrer Einkaufsvorgänge. Trennen Sie indirekte Bedarfe, also wiederkehrende Standardware, von Einmalkäufen und dringenden Sofortkäufen. Für indirekte Bedarfe lohnt die elektronische Abwicklung fast immer, weil Bestellungen wiederkehren und Lieferanten stabil sind. Einmalkäufe brauchen dagegen eine schlanke Erfassung statt eines vollen Freigabewegs.
SAP beschreibt für den Sofortkauf eine kostensparende Quelle für indirekte Waren, die einmalige oder dringende Einkäufe vereinfachen soll, deren normale Beschaffung zu kostspielig und zeitaufwendig wäre. Prüfen Sie je Kategorie, ob sich der Aufwand elektronisch überhaupt rechnet.
Procure-to-Pay als durchgängigen Ablauf gestalten
Ein durchgängiger Ablauf verliert seinen Nutzen an jeder Systemgrenze. SAP beschreibt Procure-to-Pay als Automatisierung des gesamten Einkaufsprozesses mit einem zentralen Ort für die Suche nach indirekten Waren und Dienstleistungen. Diese Beschreibung ist eine Anbieteraussage, kein geprüfter Test. Für Ihre Planung zählt die Reihenfolge: Bedarf erfassen, Bezugsquelle wählen, freigeben, bestellen, Wareneingang verbuchen, Rechnung abgleichen und zahlen. Halten Sie in der Landkarte fest, welches System welchen Schritt trägt. Offene Übergaben zwischen zwei Schritten sind die eigentlichen Projektaufgaben.
Kataloge und angeleiteten Einkauf nutzen
Kataloge und angeleiteter Einkauf entscheiden darüber, ob Mitarbeiter das neue Verfahren annehmen. SAP zufolge sollen Kataloginhalte mit unternehmensgerechten Werkzeugen definiert, validiert und erweitert werden, um den Einkaufsprozess für Mitarbeiter zu vereinfachen. Der angeleitete Einkauf soll Mitarbeiter dazu bringen, bevorzugte Lieferanten, Prozesse und Richtlinien zu verwenden, mit dem Ziel höherer Akzeptanz und regelkonformer Ausgaben. Auch das ist eine Anbieterbeschreibung. Praktisch heißt das: Jeder Katalogeintrag braucht Preis, Einheit und Lieferant, sonst entsteht ein Freitextbedarf am System vorbei.
Prozesslandkarte zum Ankreuzen
Füllen Sie die folgende Tabelle für jeden Schritt Ihrer Beschaffung aus. Die Spalten zeigen sofort, wo die elektronische Abwicklung noch fehlt.
| Prozessschritt | Elektronisch möglich | Beteiligtes System | Offene Schnittstelle | Verantwortliche Rolle |
|---|---|---|---|---|
| Bedarf erfassen | ja / nein | |||
| Bezugsquelle wählen | ja / nein | |||
| Freigabe | ja / nein | |||
| Bestellung auslösen | ja / nein | |||
| Wareneingang verbuchen | ja / nein | |||
| Rechnung abgleichen | ja / nein |
Die Spalte Offene Schnittstelle bleibt leer, solange der Übergang manuell funktioniert. Tragen Sie dort ein, welcher Datenabgleich noch fehlt.
Systemanbindung an Backend und Partner klären
Die Anbindung entscheidet, ob Daten doppelt erfasst werden. SAP zufolge sollen sich die Ariba-Lösungen in andere SAP-Beschaffungslösungen integrieren lassen und Geschäftsprozesse in Zahlungsprozesse, Backend-Systeme und Handelspartner einbinden. Prüfen Sie für Ihr Vorhaben, welche Richtung ein Austausch hat.
Bei Odoo bedeutet externe API laut Anbieter, dass externe Software Aufrufe per JSON-RPC oder XML-RPC startet, um dort gespeicherte Daten abzufragen, abzurufen oder zu aktualisieren. Startet der Aufruf aus Odoo selbst, zählt er nicht als externe API.
Weclapp verbindet E-Shops, Marktplätze und interne Abläufe nach eigener Angabe bidirektional, sodass Bestellungen, Bestände und Preise automatisch synchron bleiben; die offene REST-API erlaubt lesenden und schreibenden Zugriff. Notieren Sie je Partner, wer den Datenaustausch auslöst.
Befähigung und Rollen im Einkauf festlegen
Zum Schluss verteilen Sie Verantwortung, sonst bleibt die Landkarte Papier. Jede Zeile braucht eine Rolle, die den Schritt betreut, und eine Person, die offene Schnittstellen nachhält. Der BME-Intensiv-Workshop zum Praxistool Lieferantenauswahl behandelte laut Anbieterprogramm von 2014 den Tool-Auswahl-Prozess und Tipps für Anwendungsfälle wie ERP-, Einkaufs-, CRM-, Business-Intelligence-, Logistik- und Produktionssysteme. Solche Inhalte sind eine Stütze, kein Ersatz für die Rollenklärung. Legen Sie fest, wer Katalogdaten pflegt, Freigaben prüft und Schnittstellenstörungen meldet.
Häufige Fragen
Wie viele Schritte sollte die Prozesslandkarte haben? So viele, wie Ihr Ablauf tatsächlich umfasst. Die sechs Zeilen oben sind ein Beispiel; entscheidend ist, dass kein Übergang fehlt.
Woran erkenne ich eine offene Schnittstelle? Wenn Mitarbeiter Daten zwischen zwei Systemen manuell übertragen, ist der Übergang offen. Tragen Sie ihn mit verantwortlicher Rolle ein.
Reicht eine Anbieterbeschreibung als Auswahlgrundlage? Nein. Alle hier genannten Funktionsbeschreibungen sind Anbieter- oder Verbandsaussagen. Prüfen Sie sie gegen Ihre eigene Landkarte.
