Welche Beschaffungswerkzeuge bieten BME, KOINNO, Odoo und SAP?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vier Anbieter, vier Werkzeugtypen: Vorlagen und Schulung (BME), eine kostenfreie Methoden-Toolbox (KOINNO), Business-Apps zum Benutzertarif (Odoo) und eine Source-to-Pay-Plattform mit Netzwerk (SAP Ariba).
• Alle Angaben sind Herausgeber- oder Anbieterbeschreibungen. Eine unabhängige Testdurchführung oder ein Marktranking liegt nicht vor.
• Preisangaben sind datierte veröffentlichte Tarifangaben ohne Gewähr. Feste Endpreise, Implementierungskosten und Total-Cost-of-Ownership-Rechnungen fehlen für alle vier Quellen.
• Die passende Kategorie ergibt sich aus dem Anlass: Einmalige Auswahlentscheidung, öffentliche Vergabestelle, laufender Einkauf im Mittelstand oder globales Ausgabenmanagement.

Die Leserfrage lautet, welche dokumentierten Werkzeuge diese vier Anbieter bereitstellen und zu welchen Aufgaben sie passen. Die Antwort ist keine Rangfolge und kein Testergebnis. Beschrieben werden Angebotstyp, adressierte Aufgabe, Nutzerkontext und die jeweils belegte Kostenlogik.

Eine Einschränkung gilt für den ganzen Artikel: Verglichen werden die veröffentlichten Beschreibungen der Anbieter und des Verbands, nicht die Software selbst. Wer eine belastbare Produktentscheidung trifft, prüft zusätzlich Anforderungsmatrix, Referenzen und Testzugang. Der BME stellt mit dem BMEnet Guide Beschaffungsdienstleister ein Nachschlagewerk bereit, das nach Beschaffungskategorien gegliedert ist, einen Profilteil mit Dienstleistern und einen redaktionellen Teil zu Themen wie eLösungen, Mittelstand, Global Sourcing und Obsolescence Management verbindet.

BME-Praxistool Lieferantenauswahl: Vorlagen, E-Learning und Workshop

Das BME-Angebot ist kein Softwareprodukt, sondern eine integrierte Lösung aus Praxistool, E-Learning und Intensiv-Workshop. Das E-Learning umfasst fünf Kapitel, für den Workshop ist ein Tag vorgesehen. Der Ablauf beginnt bei der Anforderungsanalyse, führt über Priorisierung und Strukturierung der Bedarfe zur Identifikation potenzieller Lieferanten und endet bei einer Entscheidungsempfehlung.

Zu den Arbeitsvorlagen gehören ein Anforderungssheet, eine Angebotsvergleichstabelle, eine Bewertungsmatrix und eine Präsentationsvorlage. Die Vorlagen lassen sich nach Angabe des BME mit gängiger Office-Software unmittelbar nutzen. Zielgruppe sind Mitarbeitende, Fach- und Führungskräfte aus Einkauf, strategischem Einkauf und Lieferantenmanagement. Das BME-Praxistool Lieferantenauswahl zeigt sein Vorgehen am Beispiel der Beschaffung einer Softwarelösung und bindet mehrere interne Fachabteilungen mit ihren unterschiedlichen Bedarfen ein.

Öffentlich ausgewiesen sind Teilnahmegebühren von 1.495 Euro zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer für BME-Mitglieder und 1.595 Euro zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer für Nicht-Mitglieder pro Person. Das ist eine datierte veröffentlichte Angabe, kein tagesaktuell bestätigter Preis. Im ausgewerteten Dokument sind Workshoptermine aus dem Jahr 2014 aufgeführt, was den Preisstand nach der Quellenlage älter macht als die Programmbezeichnung vermuten lässt. Ob daneben eine separate Einzellizenz zu anderen Konditionen angeboten wird, lässt sich aus dem vorliegenden Auszug nicht entscheiden.

KOINNO-Toolbox: Werkzeugauswahl nach Rolle und Prozessphase

Die KOINNO-Toolbox ist eine kostenfreie Arbeitshilfe für den öffentlichen Einkauf. Sie entstand gemeinsam mit der Universität der Bundeswehr München und ist nach Angabe des Herausgebers ohne Registrierung zugänglich, zusätzlich ist ein Download als Excel-Datei möglich. Adressiert sind öffentliche Vergabe- und Beschaffungsstellen, daneben unterscheiden die Einstiegsfragen zwischen politischen Akteuren, Unternehmen und Bedarfsträgern.

Der Ablauf ist für den Vergleich entscheidend: Nach wenigen Einstiegsfragen erhält der Nutzer eine individuelle Werkzeugliste und zu jedem Tool weiterführende Literatur und Checklisten. Zugleich wird sichtbar, in welcher Phase des Beschaffungsprozesses ein Instrument Anwendung findet. Der Werkzeugkasten umfasst nach Angabe des Kompetenzzentrums rund 100 Tools und Instrumente, deren Wirkung auf die interne Aufstellung der Beschaffungsorganisation und auf konkrete Ausschreibungen zielt. Details stehen in der KOINNO-Toolbox.

Für eine Kostenaussage ist die Formulierung maßgeblich: Das Werkzeug selbst ist kostenfrei. Aufwand entsteht durch Bearbeitungszeit, Schulung der Beteiligten und die Arbeit an den eigentlichen Vergabeverfahren. Diese Personal- und Prozesskosten sind in der Quelle nicht beziffert und werden hier auch nicht geschätzt.

Odoo: alle Apps zum Tarifpreis, ausgenommene Leistungen getrennt gerechnet

Odoo tarifiert nach zahlenden Benutzern. Die Standard- und Custom-Tarife umfassen nach Anbieterangabe alle Apps zu einer festen Gebühr, darunter Einkauf, Lager, Buchhaltung, CRM und Projekte. Unbegrenzter Support, Hosting und Wartung sind laut Odoo in allen Tarifen enthalten. Hinzu kommt ein kostenfreier Einstieg über eine einzelne App mit unbegrenzten Benutzern.

Die separat genannten Ausschlüsse sind für die Budgetierung wichtiger als der Tarifname. Nicht in den Preisen enthalten sind Hosting auf Odoo.sh für kundenspezifische Entwicklungen, Implementierungsservice und Zugriff auf die Services der Odoo-Experten, Guthaben für In-App-Einkäufe sowie die Wartung benutzerdefinierten Codes.

Auf der Odoo-Preisseite sind die Tarifpreise in US-Dollar je Benutzer und Monat ausgewiesen, mit jährlicher und monatlicher Zahlung und einem Rabatt für die ersten zwölf Monate auf anfänglich bestellte Nutzer. Eine Umrechnung in Euro oder eine belastbare Gesamtkostenrechnung über mehrere Jahre gibt der Anbieter dort nicht an.

Ein Rechenbeispiel macht nur die Mechanik klar, nicht die echten Kosten: Wird ein Tarif von rund 8,95 US-Dollar je Benutzer und Monat für zwölf Monate und zehn zahlende Nutzer angesetzt, ergeben sich rund 1.074 US-Dollar im ersten Jahr. Dieses Beispiel ist eine eigene, vereinfachte Illustration auf Basis der veröffentlichten Zahl, ohne Mengenrabatt, ohne Preisbindung und ohne Implementierungskosten. Zahlend ist ein Mitarbeiter mit Backend-Zugriff, nicht ein Lieferant im Portal.

SAP Ariba: Ausgabenmanagement über das SAP Business Network

SAP Ariba ist nach Anbieterdarstellung Ausgabenmanagementsoftware, deren Portfolio 2012 durch die Übernahme Aribas in SAP eingegliedert wurde. Die SAP-Ariba-Lösungen vernetzen Handelspartner über das SAP Business Network und beschreiben den Nutzen entlang mehrerer Aufgabenfelder statt als einzelnes Modul.

Die veröffentlichten Aufgaben umfassen Procure-to-Pay mit automatisiertem Einkaufsprozess, Kataloge, angeleiteten Einkauf und Sofortkauf für indirekte Bedarfe. Hinzu kommen strategische Beschaffung mit Bezugsquellenfindung sowie Vertrags- und Lieferantenlebenszyklusmanagement, ferner Ausgabenanalyse, Lieferanteninformationen, Risikobewertung und Due-Diligence-Prüfungen im Source-to-Pay-Prozess. Für die Rechnungsverarbeitung nennt SAP unter anderem einen Zwei-Wege-, Drei-Wege- und Vier-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingang, Vertrag und Rechnung.

Preise fehlen in dieser Quelle vollständig. Wer SAP Ariba prüft, klärt die Kostenfrage daher über ein individuelles Angebot und verlangt getrennte Positionen für Lizenzen, Implementierung, Integration und Betrieb. Öffentliche Tariflisten oder eine dokumentierte TCO-Rechnung liefert die vorliegende Anbieterseite nicht.

Vier Werkzeuge im Vergleich: Typ, Aufgabe, Nutzer, Kostenlogik

Die Tabelle fasst nur zusammen, was die Herausgeber- und Anbieterbeschreibungen tragen. Sie ist keine Qualitätsnote.

Angebot	Werkzeugtyp	Belegte Aufgabe	Nutzerkontext	Belegte oder offene Kostenlogik
BME-Praxistool Lieferantenauswahl	Vorlagen, E-Learning, Workshop	Anforderungsanalyse bis Lieferantenauswahl mit Bewertungsmatrix	Einkauf und Lieferantenmanagement in Unternehmen	1.495 Euro bzw. 1.595 Euro zzgl. MwSt. pro Person, datierte Verbandsangabe
KOINNO-Toolbox	Methoden- und Instrumentensammlung	Werkzeugauswahl nach Rolle und Prozessphase	Öffentliche Vergabe- und Beschaffungsstellen	kostenfrei, ohne Registrierung; Aufwand nicht beziffert
Odoo	Business-App-Suite zum Benutzertarif	Einkauf im Verbund mit Lager, Buchhaltung, CRM, Projekten	Mittelstand, auch Einsteiger über eine Gratis-App	Tarif je Benutzer und Monat, zahlreiche Leistungen ausdrücklich ausgenommen
SAP Ariba	Source-to-Pay- und Ausgabenmanagement-Plattform	Beschaffungsprozess, Kataloge, Ausgabenanalyse, Lieferantenrisiko	Unternehmen mit Netzwerk- und Integrationsbedarf	keine Preisangabe; Angebot erforderlich

Welche Werkzeugkategorie passt zu welcher Beschaffungsaufgabe?

Wer eine einzelne Auswahlentscheidung strukturiert dokumentieren muss, greift zu Vorlagen und Schulung. Das BME-Angebot liefert Anforderungssheet, Angebotsvergleich und Bewertungsmatrix als fertige Arbeitsmittel und verankert den Ablauf in einem Workshop. Praktische Empfehlung: Vorlagen vor der Anschaffung an das eigene Warengruppenprofil anpassen, statt sie unverändert zu übernehmen.

Wer im öffentlichen Einkauf eine Methode für die interne Aufstellung oder für ein konkretes Verfahren sucht, nutzt die KOINNO-Toolbox. Sie ist kostenfrei und liefert nach wenigen Einstiegsfragen eine rollenbezogene Liste mit Prozessphasen-Zuordnung. Diese Zuordnung ist ein Arbeitsmittel, kein Nachweis, dass ein Instrument im Einzelfall tatsächlich angewendet oder geprüft wurde.

Wer laufenden Einkauf in einem gewachsenen Anwendungsverbund abbilden will, prüft Odoo. Entscheidend ist, den Tarif allein nicht mit Projektkosten zu verwechseln: Implementierung, kundenspezifische Entwicklungen und Odoo.sh-Hosting stehen ausdrücklich außerhalb des Tarifpreises. Wer globale Lieferantenvernetzung, Ausgabenanalyse und Risikoprüfungen über eine Plattform braucht, prüft SAP Ariba und verlangt ein Angebot mit getrennten Positionen.

Die Auswahlhilfe lässt sich in einer kurzen Prüfschleife verdichten. Als Beispielverfahren, nicht als geprüfte Methode:

1. Beschaffungsanlass festhalten, etwa Einmalentscheidung, öffentliches Verfahren oder laufender Bedarf.
2. Nutzerkreis bestimmen, intern, öffentlich, mittelständisch oder konzernweit.
3. Gewünschte Dokumentationspflicht festlegen, Vorlage, Werkzeugliste, App oder Plattform.
4. Kostenpositionen trennen, Tarifpreis, Schulung, Implementierung und Betrieb.
5. Zwei Kandidaten einer Kategorie mit eigenen Daten prüfen, bevor eine Entscheidung fällt.

Häufige Fragen

Sind die Werkzeuge von BME und KOINNO kostenlos?

Nein, nicht beide. Die KOINNO-Toolbox ist nach Angabe des Kompetenzzentrums kostenfrei und ohne Registrierung zugänglich. Für das BME-Praxistool Lieferantenauswahl weist die datierte Quelle Teilnahmegebühren von 1.495 Euro zzgl. Umsatzsteuer für Mitglieder und 1.595 Euro zzgl. Umsatzsteuer für Nicht-Mitglieder pro Person aus.

Was kostet SAP Ariba?

Die vorliegende Anbieterseite nennt keine Preise. Sie beschreibt Funktionen und die Vernetzung über das SAP Business Network, nicht Tarife. Eine Kostenaussage ist erst nach einem individuellen Angebot mit getrennten Positionen für Lizenz, Implementierung, Integration und Betrieb möglich.

Reicht der Odoo-Tarifpreis als Budget für den Einkauf?

Nein. Nach Anbieterangabe sind Implementierungsservice, Zugriff auf die Services der Odoo-Experten, Guthaben für In-App-Einkäufe, Odoo.sh-Hosting für kundenspezifische Entwicklungen und die Wartung benutzerdefinierten Codes nicht im Tarif enthalten. Diese Positionen gehören zusätzlich in die Kalkulation.