Welche Kostenbestandteile haben Beschaffungswerkzeuge und was ist nicht im Preis enthalten?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Abopreise sind meist Nutzer- und Monatspreise, keine Gesamtkosten.
• Support, Hosting und Wartung stecken oft im Abo, Implementierung selten.
• Prüfe vor der Entscheidung jede Leistung als enthalten, separat oder nicht verfügbar.

Abo- und Lizenzlogik: pro Benutzer, pro App, kostenfreier Einstieg

Beschaffungswerkzeuge werden überwiegend als Abo abgerechnet, und die Bezugsgröße entscheidet über die Rechnung. Bei Odoo richtet sich der Tarif pro Benutzer und Monat. Der kostenfreie Einstieg umfasst eine einzige App mit unbegrenzten Benutzern. Der Standard-Tarif enthält alle Apps auf Odoo Online, der Custom-Tarif zusätzlich Odoo.sh, On-premise, Odoo Studio, mehrere Firmen und die externe API. Die Preise sind Anbieterangaben in US-Dollar, kein unabhängig geprüfter Marktpreis.

Wichtig ist, wer als zahlender Benutzer zählt. Odoo definiert das als Mitarbeiter mit Zugriff auf das Backend. Kunden oder Zulieferer im Portal zählen nicht. Wer die Nutzerzahl schätzt, sollte deshalb nur bearbeitende Rollen ansetzen. Sonst kalkuliert man zu hoch und verhandelt über die falsche Größe. Der Custom-Tarif markiert zudem einen Bruch: Studio oder eine zweite Firma lösen den Wechsel automatisch aus.

Nicht jede Rechnung folgt dem Nutzermodell. Die KOINNO-Toolbox für den öffentlichen Einkauf ist kostenfrei und ohne Registrierung zugänglich, ein Excel-Download ist möglich. Weclapp gibt für seine Kassensoftware weclappPOS einen Preis ab 19 Euro pro Monat und Nutzer an. Prüfe bei jedem Anbieter getrennt: Abrechnungseinheit, Abrechnungszeitraum, Vertragsbindung und Steuerstatus.

Was im Abopreis enthalten ist: Support, Hosting, Wartung

Odoo nennt für alle Tarife unbegrenzten Support, Hosting und Wartung. Enthalten sind laut Anbieter außerdem tägliche Back-ups, E-Mail-Integration, 24/7-Überwachung und der Zugriff auf die E-Learning-Plattform. Der Support läuft per E-Mail von Montag bis Freitag, 24/5 in mehreren Sprachen. Upgrades sind ohne Zusatzkosten enthalten. Das sind Anbieterangaben, keine geprüften Leistungszusagen.

Weclapp stellt den Cloud-Betrieb als Vorteil dar: Es entstünden weder Implementierungs- noch Wartungskosten, Updates seien kostenlos. Diese Aussage gilt für das Cloud-Modell des Anbieters. Sie lässt sich nicht auf jedes Beschaffungswerkzeug übertragen.

Achte auf die Reichweite solcher Inklusivleistungen. Support kann auf E-Mail-Kanäle und Geschäftszeiten begrenzt sein. Hosting umfasst nicht automatisch kundenspezifische Entwicklungen. Wer Support als vollständige Betreuung einplant, plant an der Leistungsbeschreibung vorbei.

Was ausdrücklich nicht enthalten ist und was Schulung kostet

Am klarsten wird die Lücke dort, wo Anbieter sie selbst benennen. Odoo listet ausdrücklich als nicht im Preis enthalten: Implementierungsservice und Zugriff auf die Odoo-Experten, Guthaben für In-App-Einkäufe wie SMS, Kontakt-Autovervollständigung, Lead-Generierung und KI zum Scannen von Lieferantenrechnungen sowie die Wartung benutzerdefinierten Codes. Beim Custom-Tarif kommen die Kosten für Odoo.sh-Hosting hinzu. Der beworbene Rabatt gilt zwölf Monate für anfänglich bestellte Nutzer.

Schulung und Einführung sind damit eigene Kalkulationspositionen. Odoo beschreibt zwei Wege: Kleinere Betriebe unter 50 Mitarbeitern arbeiten meist direkt mit Odoo über Success Packs, mittlere und große Unternehmen über 50 Mitarbeitern meist mit einem Partner. Für den Einführungsaufwand nennt der Anbieter einen Projektkalkulator, aber keinen Festpreis.

Andere Werkzeugarten zeigen eine zweite Preislogik. Im BME-Prospekt mit Workshopterminen von 2014 umfasst das Paket Praxistool, E-Learning und Intensiv-Workshop. Damals kostete es 1.495 Euro zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer pro Person für BME-Mitglieder und 1.595 Euro zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer pro Person für Nicht-Mitglieder, jeweils als Einzellizenz. Das ist ein historischer Paketpreis, kein aktuelles Software-Abo.

Kostenarten-Raster für das Anbietergespräch

Trage die Angaben deines Anbieters in drei Spalten ein. Das Beispiel zeigt, wie die Zuordnung aussehen kann.

Kostenart	Im Abopreis enthalten	Separat zu kalkulieren	Nicht verfügbar
Support	E-Mail, Geschäftszeiten	Priorisierter Support	-
Hosting	Odoo Online	Odoo.sh, On-premise	-
Implementierung	Nein	Partner oder Success Pack	-
Schulung	E-Learning-Zugang	Workshop, Zertifikat	-
In-App-Einkäufe	Nein	SMS, KI-Scanning	-

Beispielrechnung: Ein Betrieb setzt 20 bearbeitende Nutzer an und erhält ein Angebot von 10 Euro netto pro Nutzer und Monat. Das ergibt 200 Euro netto monatlich und 2.400 Euro netto jährlich. Diese Rechnung ist ein Rechenschema mit angenommenen Zahlen. Sie enthält weder Rabatte noch Steuern, Einführung, Schulung oder Zusatzdienste.

Häufige Fragen

Sind Schulungen im Abopreis enthalten? Bei Odoo ist der Zugang zur E-Learning-Plattform enthalten. Ein Intensiv-Workshop mit Zertifikat ist es nicht. Der BME-Prospekt von 2014 berechnete das Paket pro Person.

Was kostet die Implementierung? Odoo nennt Implementierungsservice ausdrücklich als nicht enthalten und verweist auf Success Packs, Partner oder den Projektkalkulator. Ein belastbarer Festpreis lässt sich daraus nicht ableiten.

Ist eine kostenfreie Nutzung möglich? Ja, mit unterschiedlicher Logik. Odoo bietet eine App gratis mit unbegrenzten Benutzern. Die KOINNO-Toolbox ist kostenfrei und ohne Registrierung zugänglich.