Beschaffungswerkzeuge
Teil von Welche Beschaffungswerkzeuge bieten BME, KOINNO, Odoo und SAP?
Lieferantenmanagement-Software: Funktionen und Prüffragen für das Anbietergespräch
Vier Aufgabenbereiche prüfen: Lieferantendatensatz, Lebenszyklus, Risiko und Belegabgleich. Mit Pflichtfragen für Ihr nächstes Anbietergespräch.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Lieferantenmanagement-Software soll vier Aufgaben abdecken: einen einheitlichen Lieferantendatensatz, Lebenszyklus und Leistung, Risikobewertung sowie die Anbindung an Beschaffung und Zahlung.
- Prüfen Sie jeden Bereich mit einer Pflichtfrage im Gespräch.
- Lassen Sie sich den Abgleich der Belege zeigen: Zwei-, Drei- oder Vier-Wege-Abgleich.
Bereich 1: Der einheitliche Lieferantendatensatz
Ein Datensatz pro Lieferant ist die Basis. Sonst liegen Adressen, Bankdaten und Verträge mehrfach vor. SAP nennt für sein Lieferantenmanagement einen einheitlichen Lieferantendatensatz mit sehr zuverlässigen Daten als Teil des zentralen Informations- und Risikomanagements (SAP-Ariba-Lösung). Das ist eine Anbieterbeschreibung, kein unabhängiger Test.
Pflichtfrage im Anbietergespräch: Welche Felder gehören zum Pflichtfeld-Satz, und wer darf sie ändern?
Denken Sie an Dublettenprüfung, Historie und Rollenrechte. Der Datensatz soll auch Lieferantengruppen und Bezugsquellen abbilden. weclapp beschreibt für den Einkauf, dass die Lieferantenauswahl für Bestellungen über Aktivierung und Priorisierung von Bezugsquellen im Artikelstamm erfolgt (weclapp-Einkauf). Auch diese Aussage stammt vom Anbieter.
Bereich 2: Lebenszyklus und Leistungsmanagement
Der Lebenszyklus umfasst Onboarding, Qualifizierung, Segmentierung und Leistungsbewertung. SAP beschreibt, dass das Lebenszyklus- und Leistungsmanagement die Beschaffung integrieren soll, um Ausgaben auf bevorzugte Lieferanten zu konzentrieren und Compliance auf die gesamte Lieferantenbasis auszuweiten (SAP-Ariba-Lösung).
Dazu passt die Aussage, dass die Einbindung von Lieferantenqualifizierung und -segmentierung in den Einkaufsprozess Einsparverluste vermeiden soll. Was heißt das für Ihr Gespräch? Fragen Sie nach dem Ablauf vom Erstkontakt bis zur Freigabe.
Pflichtfrage im Anbietergespräch: Wie läuft die Qualifizierung ab, und wann wird ein Lieferant gesperrt?
Ein Anbieterüberblick hilft bei der Auswahl. Der BMEnet Guide Beschaffungsdienstleister 2026 listet im Profilteil unter anderem JAGGAER, Onventis, Mercanis, ivoflow und xSuite (BMEnet Guide). Das ist eine Verbandsveröffentlichung, keine Bewertung.
Bereich 3: Risikobewertung und Due Diligence
Risiken sollen früh sichtbar werden. SAP beschreibt, dass Risikobewertungen und Due-Diligence-Prüfungen fester Bestandteil des Source-to-Pay-Prozesses werden sollen. Risikosichten und Warnmeldungen lassen sich danach nach Unternehmen und Rolle anpassen (SAP-Ariba-Lösung).
Pflichtfrage im Anbietergespräch: Welche Risikoquellen fließen ein, und wer pflegt die Schwellenwerte?
Achten Sie auf Länderrisiken, Eigentümerstrukturen und Zertifikate. Fragen Sie, ob Warnungen automatisch ausgelöst werden. Prüfen Sie, wie Sie eine Risikoeinschätzung überschreiben können. Legen Sie vor dem Gespräch fest, welche Lieferanten für Ihr Geschäft kritisch sind und welche Risiken Sie ausschließen wollen.
Bereich 4: Anbindung an Beschaffung und Zahlung
Am Ende zählt der Abgleich. SAP nennt drei Varianten: Zwei-Wege-Abgleich (Bestellung und Rechnung), Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang und Rechnung) sowie Vier-Wege-Abgleich (Bestellung, Wareneingang, Vertrag und Rechnung) (SAP-Ariba-Lösung).
| Abgleich | Belege | Typischer Prüfzweck |
|---|---|---|
| Zwei-Wege | Bestellung, Rechnung | Preis und Menge gegen Bestellung |
| Drei-Wege | Bestellung, Wareneingang, Rechnung | zusätzlich Wareneingang |
| Vier-Wege | Bestellung, Wareneingang, Vertrag, Rechnung | zusätzlich Vertragsbedingungen |
Die Beleglisten stammen aus der SAP-Beschreibung. Die Prüfzwecke sind eine Gesprächshilfe, keine Aussage des Anbieters.
Pflichtfrage im Anbietergespräch: Welche Abgleichvarianten sind enthalten, und wie werden Ausnahmen bearbeitet?
Klären Sie die Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem. Odoo beschreibt seine externe Schnittstelle so: Fremde Software startet Aufrufe an die Odoo-Schnittstelle per JSON-RPC oder XML-RPC, um Daten abzufragen, abzurufen oder zu aktualisieren (Odoo-Preise). Fragen Sie nach Kosten und Grenzen solcher Schnittstellen.
Prüfliste für das Gespräch
- Datensatz: Pflichtfelder, Dublettenprüfung, Änderungsrechte.
- Lebenszyklus: Onboarding, Qualifizierung, Segmentierung, Sperren.
- Risiko: Quellen, Schwellenwerte, Warnmeldungen, Ausnahmen.
- Abgleich: Zwei-, Drei- oder Vier-Wege, Umgang mit Abweichungen.
- Schnittstellen: Systeme, Formate, laufende Kosten.
Häufige Fragen
Welche vier Bereiche muss eine Lieferantenmanagement-Software abdecken? Einen einheitlichen Lieferantendatensatz, das Lebenszyklus- und Leistungsmanagement, die Risikobewertung sowie die Anbindung an Beschaffungs- und Zahlungsprozesse.
Welche Abgleichvarianten soll ich abfragen? Fragen Sie nach Zwei-, Drei- und Vier-Wege-Abgleich. SAP beschreibt sie als Bestellung/Rechnung, Bestellung/Wareneingang/Rechnung und Bestellung/Wareneingang/Vertrag/Rechnung (SAP-Ariba-Lösung). Entscheiden Sie anhand Ihrer Prozesse, welche Variante Sie brauchen.
Wo finde ich Anbieter für den Vergleich? Der BMEnet Guide Beschaffungsdienstleister 2026 listet im Profilteil unter anderem JAGGAER, Onventis, Mercanis, ivoflow und xSuite (BMEnet Guide). Nutzen Sie die Liste als Startpunkt und prüfen Sie die Funktionen selbst.
