Lieferantenaudit vorbereiten: Instrumente, Nachweise und Follow-up

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Audit vergleicht einen Ist-Zustand mit einem vertraglichen Soll-Zustand, nicht mit einem Wunschbild.
• Prüfthemen brauchen je Zeile ein Instrument, eine Nachweisart und eine Ansprechperson.
• Bericht und Corrective Action Plan liefern die Beobachtungen für die nächste Bewertungsrunde.
• Ohne festen Follow-up-Termin bleibt die Feststellung offen.

Wann sich ein Audit lohnt

Ein Lieferantenaudit ist nach Darstellung der IHK Köln ein Instrument zur Auswahl und Beurteilung neuer oder bestehender Zulieferbetriebe. Geprüft wird vor Ort, ob Zertifizierungsstandards und gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. Ein Anlass liegt daher vor, wenn die Papierlage gut aussieht, aber die tatsächliche Praxis unklar bleibt.

Die IHK Köln beschreibt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz als einen möglichen Auslöser, weil es Transparenz sowie nachhaltige Lieferantenauswahl, -bewertung und -entwicklung verlangt. Sie ordnet Audits dabei ausdrücklich als eine von vielen Präventionsmaßnahmen ein. Wer ein Audit als Nachweis der eigenen Sorgfalt nutzt, muss also zusätzlich begründen, warum gerade dieser Lieferant und dieses Thema geprüft werden.

Der Ist-Soll-Vergleich als Kern

Zunächst werden die Leistungen der Zuliefernden als Ist-Zustand ermittelt und dem vertraglichen Soll-Zustand gegenübergestellt. Aus dem Abstand zwischen beiden ergibt sich, was als Verbesserungspotenzial dokumentiert und als Korrekturmaßnahme aufgegriffen wird.

Praktisch folgt daraus: Vor dem Audittermin sollte für jedes Prüfthema schriftlich feststehen, welche Anforderung gilt und welche Beobachtung sie belegen oder widerlegen kann. Fehlt dieser Bezug, entsteht ein Gespräch ohne Maßstab.

Instrumente und Nachweise zuordnen

Die IHK Köln nennt in der Regel vier bis fünf Instrumente: Fabrikrundgang mit Foto-Beweisen, Interviews mit Arbeitnehmenden, Prüfung von Dokumenten, Gespräche mit dem Management und Gespräche mit lokalen Arbeitnehmenden-Vertretungen. Diesen Instrumenten lassen sich Nachweisarten zuordnen.

Das folgende Vorbereitungsblatt ist ein redaktionelles Muster, kein belegter Prüfkatalog. Die Zeilen P-01 bis P-03 sind frei gewählt.

Prüfthema	Instrument	Nachweisart	Ansprechperson	Feststellung	Follow-up
P-01 Arbeitszeiterfassung	Dokumentenprüfung	Lohnabrechnung mit Zeiterfassung	HR-Leitung	offen	Termin eintragen
P-02 Arbeitssicherheit	Fabrikrundgang	Fotoprotokoll	Werkleitung	offen	Termin eintragen
P-03 Beschwerdeweg	Interview mit Arbeitnehmenden	Gesprächsnotiz	Personalvertretung	offen	Termin eintragen

Das Blatt enthält je Zeile genau ein Instrument. Diese Beschränkung ist Absicht: Wer alle Instrumente allen Themen zuordnet, plant faktisch nichts.

Drei Phasen und der Bericht

Jedes Audit kennt nach IHK-Darstellung eine Vorbereitungs-, eine Durchführungs- und eine Nachbereitungsphase. In der Vorbereitung entstehen Auditplan, Unterlagen und Terminierung. Die Durchführung beginnt in der Regel mit einem Erstgespräch; danach folgen die genannten Prüfschritte.

Der Audit-Bericht fasst die vorgefundene Unternehmensrealität zum Auditzeitpunkt zusammen. Die Beurteilung des Erfüllungsgrades ist je nach Bericht zweistufig oder dreistufig. Der Corrective Action Plan dokumentiert die festgestellten Abweichungen und die empfohlenen Korrekturmaßnahmen mit Zeitrahmen. Das Abschlussgespräch, in dem der CAP besprochen wird, ist deshalb ein eigener Termin und kein Anhang.

Follow-up und Rückfluss in die Bewertung

Nach der Durchführung erhalten die auditierten Unternehmen Gelegenheit, zu den Abweichungen Stellung zu nehmen und Korrekturmaßnahmen zu definieren. Je nach Anzahl und Schwere der Abweichungen folgt nach einer bestimmten Zeit ein Follow-up-Audit.

Für die laufende Lieferantenbewertung ist das die entscheidende Schnittstelle. Feststellungen, Erfüllungsgrad und vereinbarte Maßnahmen aus Bericht und CAP sind dokumentierte Beobachtungen, die in die nächste Bewertungsrunde einfließen. Anbieter von Einkaufswerkzeugen bewerben eine nachvollziehbare Dokumentation vom Anforderungsmanagement bis zur Lieferantenauswahl mit Blick auf Compliance und Revision. Ob dieses Versprechen trägt, hängt davon ab, ob das eigene Vorbereitungsblatt dieselbe Prüfthemen-Struktur verwendet.

Die Grenzen bleiben sichtbar: Nach IHK-Darstellung reichen Audits allein nicht aus, um die Anforderungen des LkSG zu erfüllen. Die IHK Köln betont zudem einen partnerschaftlichen Umgang mit kontinuierlichem Erfahrungsaustausch, damit Zuliefernde nicht überfordert werden.

Häufige Fragen

Wer führt das Audit durch?

Nach IHK-Darstellung kann ein unabhängiger externer oder ein interner Auditierender prüfen. Die meisten Audit-Formen verlangen die Durchführung in der lokalen Sprache.

Wann ist ein Follow-up fällig?

Die IHK Köln nennt keinen festen Zeitraum. Der Termin richtet sich nach Anzahl und Schwere der Abweichungen.

Was gehört in die Feststellungsspalte?

Die Abweichung und ihre Quelle. Der CAP ergänzt empfohlene Maßnahme und Zeitrahmen.