Lieferantenaudit vorbereiten: Instrumente, Nachweise und Follow-up

Ein bestehender Zulieferbetrieb hat eine gut sortierte Akte, doch die gelebte Praxis ist noch nicht klar. Das Einkaufsteam setzt deshalb ein Audit an, um ausgewählte Anforderungen anhand passender Belege zu prüfen. Der Fall bleibt ein Musterfall: Er zeigt einen Ablauf, aber kein tatsächlich erhobenes Ergebnis.

Der Fall beginnt mit einer offenen Frage

Im Musterfall soll ein bestehender Zulieferbetrieb geprüft werden, weil die Dokumentenlage allein nicht zeigt, ob vereinbarte Anforderungen im Alltag eingehalten werden. Das Team hält den Anlass fest und grenzt die Prüfung auf Themen ein, die sich mit vorhandenen Instrumenten und Nachweisen nachvollziehen lassen.

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz kann den Anlass für eine solche Prüfung geben: Transparenz sowie nachhaltige Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Zuliefernden gehören zu den Anforderungen. Ein Audit ist jedoch nur eine mögliche Präventionsmaßnahme. Das Team begründet daher zusätzlich die Auswahl des Betriebs und zieht für den rechtlichen Kontext die EU-Richtlinie zur unternehmerischen Sorgfaltspflicht und die Informationen der Europäischen Kommission heran. Für die Auswahl und Bewertung von Zuliefernden bietet auch die BME- und DIHK-Einordnung einen Bezug.

Der Prüfauftrag wird vor dem Besuch zugeschnitten

Vor dem Termin wählt das Team aus dem Musterblatt Arbeitszeiterfassung, Arbeitssicherheit und Beschwerdeweg als Prüffelder aus. Es plant damit keine zusätzlichen Betriebsdaten ein, sondern legt fest, welche Anforderungen geprüft werden sollen und welche Belege die jeweilige Feststellung tragen können.

Für jedes Feld werden die geltende Anforderung, eine passende Beobachtungsquelle und die zuständige Ansprechperson notiert. Der Kriterienkatalog hilft dabei, Maßstab und Quelle auseinanderzuhalten. So bleibt der Auftrag überprüfbar und wird nicht zu einer Sammlung allgemeiner Erwartungen, die sich später nicht mit einem konkreten Nachweis abgleichen lassen.

Als ergänzende Suchbegriffe zur rechtlichen Einordnung notiert das Team BAFA-FAQ zum LkSG und BAFA-Umsetzungshilfe. Für die Prüffelder hält es außerdem OECD-Seite zur Sorgfaltspflicht, OECD-Leitfaden für verantwortungsvolles Handeln, ILO-Übereinkommen zu Arbeitszeit, ILO-Arbeitsschutzübereinkommen, Gefährdungsbeurteilung der DGUV und EU-OSHA-Risikoabschätzung fest.

Am Standort werden Unterlagen und Praxis abgeglichen

Beim Besuch vergleicht das Team den festgehaltenen Ist-Zustand mit dem vereinbarten Soll. Ein Erstgespräch eröffnet üblicherweise die Prüfung; anschließend folgen die geplanten Prüfschritte. Die IHK Köln beschreibt mehrere Instrumente als üblichen Rahmen, nicht als Pflichtliste, die unabhängig vom jeweiligen Prüfthema vollständig abgearbeitet werden muss.

Für die Arbeitszeiterfassung ist im Musterblatt die Dokumentenprüfung vorgesehen. Zur Arbeitssicherheit passt der Fabrikrundgang mit Fotoprotokoll, während der Beschwerdeweg im Gespräch mit Arbeitnehmenden geprüft und in einer Gesprächsnotiz festgehalten wird. Die Zuordnung verbindet jedes Thema mit einer Methode, einer Nachweisart und einer verantwortlichen Ansprechperson.

Die Tabelle hält den Prüfplan fest, nicht das Ergebnis eines tatsächlich durchgeführten Audits. Eine passende Beobachtung muss sich auf das jeweilige Prüfkriterium beziehen und erkennen lassen, welche Quelle die spätere Einschätzung stützt. Werden wahllos mehrere Methoden zugeordnet, bleibt die Entstehung des Nachweises unklar.

Das offene Befundfeld ist die Grenze des Ergebnisses

Im Musterfall sind die Feststellungen noch offen. Gefunden wurde damit keine konkrete Abweichung, sondern nur, dass die vorgesehenen Nachweise erst geprüft werden müssen. Das Team gibt weder die Dokumentenlage noch das leere Feld als Beleg für die Einhaltung einer Anforderung aus.

Ein belastbarer Befund entsteht erst, wenn Unterlagen, Rundgang oder Gespräch tatsächlich ausgewertet und mit der vereinbarten Anforderung verglichen wurden. Für jede Feststellung gehören deshalb die Abweichung und ihre Quelle zusammen. Fehlt der Bezug zum Soll, bleibt das Ergebnis unbestimmt und darf nicht als gesicherte Bewertung weitergegeben werden.

Aus dem Prüfergebnis wird ein nächster Schritt

Nach einer tatsächlichen Prüfung fasst der Audit-Bericht die vorgefundene Unternehmensrealität zum Prüfzeitpunkt zusammen. Der Erfüllungsgrad kann in abgestuften Kategorien dargestellt werden. Ein Corrective Action Plan hält Abweichungen, empfohlene Korrekturmaßnahmen und deren Zeitrahmen fest.

Das geprüfte Unternehmen erhält Gelegenheit, zu Abweichungen Stellung zu nehmen und Maßnahmen zu definieren. Ein Follow-up-Termin wird verbindlich eingetragen; ein weiteres Audit kann abhängig von Anzahl und Schwere der Abweichungen folgen. Einen allgemeinen festen Zeitraum gibt es nicht, denn der Abstand richtet sich nach den dokumentierten Feststellungen.

Bericht, Erfüllungsgrad und vereinbarte Maßnahmen fließen in die nächste Bewertung ein. Eine nachvollziehbare Lieferantenbewertung im Mittelstand kann diese Befunde aufnehmen. Entscheidend bleibt, dass das Vorbereitungsblatt dieselben Prüfthemen und Quellen erkennen lässt, auf denen die Feststellung und die anschließende Maßnahme beruhen.

Was das Team aus dem Musterfall mitnimmt

Für die nächste Prüfung übernimmt das Team eine einfache Regel: Zu jedem Prüfthema gehören eine gültige Anforderung, ein geeignetes Instrument, eine Nachweisart und eine zuständige Person. Die Vorbereitung verbindet damit Prüfplan, Unterlagen und Terminierung, bevor vor Ort Aussagen zur tatsächlichen Erfüllung getroffen werden.

Audits allein erfüllen die Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes nicht. Sie sind eine mögliche Präventionsmaßnahme und müssen zum ausgewählten Zulieferbetrieb und zum jeweiligen Prüfthema passen. Ein partnerschaftlicher Umgang und kontinuierlicher Erfahrungsaustausch helfen, vereinbarte Verbesserungen gemeinsam weiterzuverfolgen, ohne ein leeres Befundfeld voreilig als Abweichung zu deuten.

Für die Bewertung zählt am Ende nur ein Befund, dessen Quelle und Bezug zum Soll-Zustand klar dokumentiert sind. Feststellung, Stellungnahme, Maßnahme und Folgetermin bilden eine zusammenhängende Spur. Im Musterfall bleibt das Ergebnis bewusst offen, solange keine tatsächlichen Prüfdaten vorliegen; genau diese Grenze hält die Dokumentation verlässlich.