Lieferantenbewertung mit nachvollziehbaren Kriterien aufbauen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Vier Architekturentscheidungen stehen vor der ersten Bewertung: Kreislaufphase, Bewertungsquelle, Gewichtungslogik und Dokumentationsort.
• Der BME-Leitfaden ordnet den Kreislauf in Marktanalyse, Lieferantenanalyse, Auswahl, Betreuung, Entwicklung und Ausphasen; die Wertevorstellungen sind dem Kreislauf vorgelagert.
• Jede Kriteriengruppe braucht eine Zuständigkeit. Der Einkauf allein soll nach BME-Darstellung nicht bewerten; Fach- und Qualitätsabteilung werden hinzugezogen.
• Alle Punktwerte in diesem Beitrag sind ein redaktionelles Beispiel, keine Normvorgabe. Belegt sind nur Methode und Quellen.

Den Kreislauf als Architektur ordnen, nicht als Formular

Die meisten Bewertungen scheitern nicht an fehlenden Zahlen, sondern an fehlender Zuordnung. Wer nicht festhält, welche Phase welche Kriteriengruppe prüft, bekommt eine Tabelle ohne Entscheidungswirkung.

Der BME-Leitfaden beschreibt einen beispielhaften Lieferantenmanagement-Kreislauf mit Marktanalyse und Warengruppenstrategie, Lieferantenanalyse, Lieferantenauswahl, Lieferantenbetreuung, Lieferantenentwicklung und dem Ausphasen von Lieferanten. Die Wertevorstellungen stehen laut Leitfaden vor diesem Kreislauf und werden zuerst festgelegt und kommuniziert.

Für die Architektur heißt das: Auswahl, Bewertung und Entwicklung sind keine getrennten Projekte. Jede Etappe liefert Beobachtungen für die nächste. Die Auswahl erzeugt die Anforderungen, die Bewertung prüft ihre Erfüllung, die Entwicklung verarbeitet die Abweichungen.

Dieselbe Quelle nennt als Instrumente im Lieferantenmanagement die Bereiche Strategie mit Lieferantenstrategie, Risikomanagement und Kommunikationsstrategie, Integration mit Beschaffungsmarktforschung, Lieferantenanalyse und Lieferantenauswahl sowie Evaluierung mit Lieferantenbewertung und Lieferantenklassifizierung. Diese Aufteilung eignet sich als Gerüst für Ihre Entscheidungstabelle, weil sie die Phasen bereits trennt.

Ein Punkt wird dabei regelmäßig übersehen. Der Kreislauf kennt ein Ende. Das Ausphasen von Lieferanten ist Teil des Modells, nicht sein Betriebsunfall. Wer diese Phase nicht dokumentiert, kann später nicht begründen, warum ein Lieferant ausgelistet wurde.

Harte und weiche Kriterien trennen und Quellen erschließen

Die zweite Architekturentscheidung betrifft die Beurteilungsquelle. Ohne Quelle ist ein Kriterium nur eine Meinung mit Zahl daneben.

Der BME-Leitfaden stellt zur Lieferantenbewertung fest, sie solle transparent, offen und objektiv sein, und die Einhaltung einheitlicher Bewertungskriterien sei essenziell. Zudem sei es wünschenswert, dass nicht allein der Einkauf bewertet, sondern Fachabteilungen und Qualitätsabteilung als Stakeholder hinzugezogen werden.

Klassischerweise betrachtet die Bewertung nach dieser Quelle die Faktoren Kosten, Qualität, Zeit und Potenziale. Ein Bewertungsbogen soll sicherstellen, dass jeder Lieferant nach denselben Kriterien bewertet wird.

Für die Praxis ergibt sich daraus eine Trennung, die vor dem ersten Bogen stehen sollte:

• Harte Kriterien: Wareneingangsdaten, Reklamationsstatistik, Auditbericht, Zertifikate, Preisaufstellung.
• Weiche Kriterien: Erreichbarkeit, Vollständigkeit der Rückmeldung, Umgang mit Änderungsanfragen. Quelle ist hier das Kontaktprotokoll, nicht das Bauchgefühl.
• Beide Arten bleiben im Bogen getrennt. Sonst verschwindet der subjektive Anteil in einer Summe.

Das BME-Praxistool liefert dazu ein Referenzbeispiel aus dem Auswahlprozess. Die Inhalte des E-Learnings umfassen nach der Produktbeschreibung unter anderem die Beurteilung der Lieferanten unter Berücksichtigung objektiver Kriterien und subjektiver Kriterien aus den jeweiligen Lieferantenpräsentationen, die Auswertung der Lieferantenangebote anhand gewichteter Kriterien und die abschließende Präsentation der Ergebnisse mit Entscheidungsempfehlung.

Die Trennung ist dort also ausdrücklich vorgesehen. Das Praxistool ist eine kostenpflichtige Verkaufsleistung des BME mit E-Learning und Workshop; die Bewertungsmethodik selbst wird in der Produktbeschreibung nicht ausgeführt.

Subjektive Anteile offen auszuweisen heißt nicht, sie zu vermeiden. Es heißt, die einschätzende Person und den Beobachtungszeitraum zu vermerken. Ein weiches Kriterium ohne benannte Quelle und ohne Zeitraum ist im Streitfall nicht haltbar.

Gewichtung an der Strategie ausrichten und dokumentieren

Die dritte Entscheidung betrifft die Gewichtungslogik. Sie ist der Punkt, an dem Scheingenauigkeit entsteht.

Das Umweltbundesamt beschreibt in seiner Hilfestellung für ISO 50005 die regelmäßige Bewertung von Lieferunternehmen und eingekauften Produkten in Bezug auf Energieverbrauch und Energieeffizienz. Zur Hilfestellung Lieferantenbewertung heißt es dort ausdrücklich, sie sei keine direkte Anforderung der Norm. Die Gewichtung könne entsprechend der Unternehmensstrategie angepasst werden.

Diese Formulierung ist die wichtigste im ganzen Beitrag. Es gibt keine Norm, die Ihnen 20 Punkte für Qualität vorschreibt. Die Strategie des eigenen Unternehmens ist der Maßstab.

Das folgende Beispiel ist eine eigene redaktionelle Festlegung. Es zeigt nur, wie eine Gewichtung dokumentiert werden kann. Es ist kein Branchenwert und keine Normvorgabe.

Kreislaufphase	Kriteriengruppe	Bewertungsquelle	Gewichtungslogik (Beispiel)	Dokumentationsort	Zuständigkeit
Bewertung	Qualität	Wareneingangsdaten, Reklamationen	20 von 100	Bewertungsbogen	Qualitätsabteilung
Bewertung	Termintreue	Lieferterminabweichungen	15 von 100	Bewertungsbogen	Einkauf
Bewertung	Preis/TCO	Preisaufstellung, Logistik-, Qualitätskosten	25 von 100	Bewertungsbogen	Einkauf
Bewertung	Kommunikation/Erreichbarkeit	Kontaktprotokoll der letzten 12 Monate	10 von 100	Bewertungsbogen	Einkauf
Entwicklung	Nachhaltigkeit	Umweltmanagementsystem, Verbrauchskennzahlen	10 von 100	Bewertungsbogen	Einkauf und Fachabteilung
Auswahl	Innovation	Entwicklungsabteilung, Lösungsansätze	8 von 100	Bewertungsbogen	Fachabteilung
Bewertung	Risiko/Versorgungssicherheit	Finanzauskunft, Standortdaten	7 von 100	Bewertungsbogen	Einkauf
Entwicklung	Compliance	Code of Conduct, Selbstauskunft	5 von 100	Bewertungsbogen	Compliance

Die acht Gruppen summieren sich im Beispiel auf 100. Diese Summe ist eine Rechenregel des Beispiels, keine Vorgabe. Sie können jede Gewichtung wählen, solange Sie sie dokumentieren und über Perioden konstant halten oder Änderungen begründen.

Ein Hinweis zur Vergleichbarkeit: Dienstleistungen lassen sich schwerer über Kennzahlen abbilden als Produkte. Der BME-Leitfaden weist darauf hin, dass bei Dienstleistungen die Definition geeigneter Key Performance Indicators erschwert ist. Wer dort mit denselben harten Punktwerten arbeitet, erzeugt Genauigkeit, die die Datenlage nicht trägt.

Auditberichte und Corrective Action Plans gehören ebenfalls in die Bewertung zurück. Die IHK Köln beschreibt, dass die Ergebnisse des Audits in einem Bericht und die nötigen Korrekturmaßnahmen im Corrective Action Plan festgehalten werden, und dass sich an die unmittelbaren Korrekturmaßnahmen in der Regel eine Lieferantenentwicklung anschließt. Damit ist der Rückfluss in den Kreislauf belegt.

Dokumentation, Zuständigkeit und Grenzen der Bewertung

Die vierte Entscheidung betrifft den Ablageort. Eine Bewertung, die nur im E-Mail-Postfach des Einkäufers existiert, hat keinen Bestand.

Das Umweltbundesamt verlangt für die höchste beschriebene Stufe, dass Energieeffizienz-Bewertungen, die Einfluss auf die Bewertung der Lieferunternehmen haben, als dokumentierte Informationen verfügbar sein müssen. Für die untere Stufe genügt es, gelegentlich das Kriterium Energieverbrauch in der entsprechenden Spalte zu berücksichtigen. Die Dokumentationspflicht betrifft damit die Bewertungen selbst. Die Gewichtung zusätzlich festzuhalten bleibt eine Empfehlung, damit Bewertungen über Perioden vergleichbar bleiben.

Der BME-Leitfaden nennt weitere Instrumente, die als Beobachtungsquelle in die Bewertung zurückfließen können. Dazu zählen Qualitätssicherungsvereinbarungen mit Produktspezifikationen, ppm-Werten und Cpk-Werten sowie Audits, die in der Praxis häufig gemeinsam von Einkaufs- und Qualitätsabteilung durchgeführt werden.

Compliance ist ein eigenes Feld. Der Leitfaden beschreibt Compliance als Einhaltung ethischer Regeln und Gesetze und nennt als Maßnahmen unter anderem Compliance-Handbuch, benannte Compliance-Beauftragte, Code of Conduct und Schulungen. Ob ein Lieferant hier geprüft wird, hängt von der Warengruppe ab und gehört in die Entscheidungstabelle.

Die IHK Köln ordnet Audits in den weiteren Rahmen ein. Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz erfordere Transparenz in der Lieferkette sowie eine nachhaltige Lieferantenauswahl, -bewertung und -entwicklung. Audits allein reichten nach IHK-Darstellung nicht aus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen; sie seien eine von vielen Präventionsmaßnahmen. Wer ein Audit als Nachweis einplant, sollte diesen Satz kennen.

Zum Schluss eine nüchterne Aufwand-Nutzen-Rechnung als Beispiel. Die Dokumentation kostet einmalig die Zeit für die Entscheidungstabelle und laufend die Zeit für die Pflege. Der Nutzen entsteht erst, wenn die Tabelle eine Entscheidung trägt, also etwa die Auslistung, die Nachverhandlung oder die Entwicklungsmaßnahme begründet. Eine Tabelle ohne Entscheidung ist Aufwand ohne Ertrag.

Häufige Fragen

Wie viele Kriteriengruppen sollte eine Lieferantenbewertung haben?

Eine belegte Zahl gibt es dafür nicht. Der BME-Leitfaden nennt mit Kosten, Qualität, Zeit und Potenziale vier klassische Faktoren und liefert eine erweiterbare Beispielaufstellung. Acht Gruppen sind im Beispiel dieses Beitrags eine redaktionelle Setzung. Entscheidend ist, dass jede Gruppe eine Quelle, eine Zuständigkeit und einen Ablageort hat.

Muss die Gewichtung der Kriterien einer Norm entsprechen?

Nein. Das Umweltbundesamt weist für die Hilfestellung Lieferantenbewertung ausdrücklich darauf hin, dass sie keine direkte Anforderung der ISO 50005 ist und die Gewichtung entsprechend der Unternehmensstrategie angepasst werden kann. Die eigene Strategie ist der Maßstab, nicht ein externer Punkte-Schlüssel.

Wer darf die Bewertung durchführen?

Der BME-Leitfaden hält es für wünschenswert, dass nicht allein der Einkauf bewertet, sondern Fachabteilungen und Qualitätsabteilung hinzugezogen werden. Bei Audits nennt die IHK Köln die Möglichkeit eines unabhängigen externen oder eines internen Auditierenden. Die Zuständigkeit ist eine Architekturentscheidung, keine gesetzliche Vorgabe.