Lieferantenbewertung
Teil von Lieferantenbewertung mit nachvollziehbaren Kriterien aufbauen
Weiche Kriterien bewerten: sieben beobachtbare Signale im Einkauf
Weiche Kriterien in der Lieferantenbewertung messbar machen: sieben beobachtbare Signale, vier sprachliche Stufen und getrennte Ausweisung im Bewertungsbogen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Weiche Kriterien bleiben subjektiv, wenn Beobachtung, Zeitraum und einschätzende Person fehlen.
- Sieben benannte Signale machen Kommunikation und Verlässlichkeit beschreibbar, ohne Scheinpunkte.
- Im Bogen stehen harte Kennzahlen und sprachlich beschriebene Einschätzungen in getrennten Spalten.
Warum weiche Kriterien keine harten Messwerte sind
Termintreue lässt sich aus Wareneingangsdaten ablesen, Kommunikationsqualität nicht. Der BME-Leitfaden ordnet Kommunikation wie feste Ansprechpartner und Erreichbarkeit den kaufmännischen Kriterien der Lieferantenanalyse zu, ohne eine fertige Skala mitzuliefern. Dieser Leitfaden zum strategischen Lieferantenmanagement verlangt eine transparente, offene und objektive Bewertung nach einheitlichen Kriterien. Genau darin liegt der Konflikt: Einheitliche Kriterien brauchen vergleichbare Beobachtungen, nicht das Bauchgefühl des Einkäufers am Bewertungstag.
Die Lösung ist eine bewusste Trennung. Harte Kriterien bleiben Zahlen. Weiche Kriterien werden als benannte Signale beschrieben, über einen festgelegten Zeitraum beobachtet und sprachlich eingestuft, ohne Punkte. Sonst verschleiert eine Summe aus Messwerten und weichen Beschreibungen den Anteil der Einschätzung.
Signale 1 bis 3: Erreichbarkeit, Vollständigkeit, Termineinhaltung
Die ersten drei Signale betreffen die Zuverlässigkeit des Kontakts. Jedes Signal braucht eine Beobachtungsquelle, sonst bleibt die Einschätzung nicht überprüfbar.
| Signal | Beobachtungsquelle (Beispiel) |
|---|---|
| 1 Erreichbarkeit | Kontaktprotokoll, Liste benannter Ansprechpartner |
| 2 Vollständigkeit der Rückmeldung | Antworten auf Anfragen und Angebote |
| 3 Termineinhaltung bei Rückmeldungen | zugesagte Antworttermine im Verlauf |
Die Zeilen sind ein redaktionelles Beispiel, keine Normvorgabe. Der BME-Leitfaden beschreibt Kommunikationsmanagement in drei Schritten: Ausgangsbedingungen erkennen, Ziele und Indikatoren zur Messung festlegen, dann planen, wer womit kommuniziert. Diese Schritte liefern die Grundlage für die Signale. Beantwortet ein Lieferant eine Anfrage vollständig, aber zwei Tage nach der zugesagten Frist, sind Signal 2 und Signal 3 unterschiedlich betroffen. Das hält die Beschreibung ehrlich.
Signale 4 bis 6: Änderungsanfragen, Selbstauskunft, Abweichungen
Die mittleren Signale berühren die Zusammenarbeit unter Druck. Der Umgang mit Änderungsanfragen lässt sich aus dem Schriftwechsel nachvollziehen. Die Güte der Selbstauskunft prüfen Sie durch Abgleich mit eigenen oder fremden Quellen. Transparenz bei Abweichungen zeigt sich daran, ob ein Lieferant eine Störung selbst meldet oder erst auf Nachfrage reagiert.
Diese Einschätzungen stützt die Auswertung der Angebote anhand gewichteter Kriterien, bei der nach Kursbeschreibung des BME-Praxistools objektive und subjektive Kriterien aus Lieferantenpräsentationen berücksichtigt werden. Das ist eine Anbieterbeschreibung eines kostenpflichtigen Werkzeugs, kein unabhängiger Nachweis. Sie zeigt aber, dass die Trennung objektiver und subjektiver Anteile in der Einkaufspraxis vorgesehen ist. Der Bogen sollte die subjektive Einschätzung daher sichtbar kennzeichnen, statt sie hinter einer Punktzahl zu verbergen.
Signal 7 und Trennung von harten Kriterien im Bogen
Signal 7, das Beziehungsmanagement im Kontakt, hängt am stärksten von der urteilenden Person ab. Hier droht die Bewertung des Bauchgefühls. Der Bogen braucht drei getrennte Bereiche:
- harte Kennzahlen mit Quelle und Zeitraum
- weiche Signale mit Beobachtung, Beobachtungszeitraum und einschätzender Person
- eine Zusammenfassung, die den subjektiven Anteil benennt
Die Norm betont faktengestützte Entscheidungsfindung und nennt als Ziel unter anderem bessere interne Kommunikation. Hintergrund zu dieser Norm liefert die DIN-Media-Produktseite zur DIN EN ISO 9001; das ist eine Verkaufsbeschreibung, kein Normtextauszug. Wer weiche Signale dokumentiert, kann die Einschätzung gegenüber Revision und Fachabteilung begründen. Prüfen Sie den Beobachtungszeitraum: Wer nur ein Quartal betrachtet, hat weniger Beobachtungen als bei zwölf Monaten. Der Zwölf-Monats-Zeitraum ist eine Setzung des Beispiels, keine vorgeschriebene Frist.
Beobachtungszeitraum, einschätzende Person und Vier-Augen-Prinzip
Tragen Sie im Kopf des Bogens Zeitraum, Stand und einschätzende Person ein. Eine zweite Person aus Qualität oder Fachabteilung sollte die weichen Signale gegenlesen. Der BME-Leitfaden hält es für wünschenswert, wenn die Bewertung nicht allein durch den Einkauf erfolgt, sondern Fachabteilungen und die Qualitätsabteilung hinzugezogen werden. Die Bewertung sollte einheitlich und nachvollziehbar erfolgen. Ein Vier-Augen-Prinzip ersetzt keine Messung, macht aber unterschiedliche Einschätzungen sichtbar.
Wird eine weiche Bewertung vom Lieferanten hinterfragt, hilft eine partnerschaftliche Rückmeldung. Nach IHK-Darstellung ist ein kontinuierlicher Erfahrungsaustausch wichtig, damit zuliefernde Unternehmen nicht überfordert werden. Was beim Erfahrungsaustausch zählt beschreibt die IHK Köln am Beispiel von Lieferantenaudits. Erklären Sie dem Lieferanten vor der ersten Beurteilung, dass Kommunikation bewertet wird.
Das Umweltbundesamt empfiehlt, Lieferunternehmen darüber zu informieren, dass Energieeffizienz ein Bewertungskriterium ist, und die Information zu dokumentieren. Diese Empfehlung zur Information der Lieferanten stammt aus einer Hilfestellung zu ISO 50005 und ist keine direkte Normforderung. Für weiche Kriterien gilt sie sinngemäß: Wer bewertet wird, sollte das Kriterium kennen.
Häufige Fragen
Wie viele Stufen braucht ein Raster für weiche Kriterien?
Eine sprachliche Vierstufung ohne Punkte genügt: unzureichend, ausbaufähig, verlässlich, vorbildlich. Entscheidend ist, dass jede Stufe beschreibt, welche Beobachtung sie auslöst, und dass der Beobachtungszeitraum im Kopf des Bogens steht.
Was unterscheidet ein weiches Signal von einem harten Messwert?
Harte Werte kommen aus Daten wie Wareneingang oder Reklamationen. Weiche Signale entstehen aus Kontaktverläufen und benötigen eine einschätzende Person. Halten Sie beide Bereiche im Bogen getrennt, damit der Einschätzungsanteil sichtbar bleibt.
Darf eine Einschätzung von einer zweiten Person geprüft werden?
Ja, das ist empfehlenswert. Der BME-Leitfaden hält es für wünschenswert, dass Fachabteilungen und die Qualitätsabteilung einbezogen werden. Eine Gegenlesung dokumentiert abweichende Einschätzungen, ohne die Verantwortung zu verwischen.
