Kriterienkatalog aufbauen: Anforderung, Beobachtungsquelle, Version

Das Wichtigste auf einen Blick

Anforderungen sammeln, bevor Kriterien entstehen

Beginne nicht mit der Liste, sondern mit den Anforderungen. Halte fest, welche Leistung die Warengruppe erfüllen muss, wer sie prüft und welches Dokument die Anforderung trägt. Vertragslieferzeit, Spezifikation, Ansprechpartnervereinbarung und eigene Einkaufsrichtlinie sind typische Anforderungsquellen.

Der BME-Leitfaden zeigt für die Lieferantenanalyse eine Aufstellung möglicher Kriterien und Auskünfte. Sie ist nach allgemeinen Unternehmenskriterien, technischen, finanziellen, kaufmännischen, projektbezogenen und operativen Kriterien gegliedert (Leitfaden für strategisches Lieferantenmanagement). Diese Aufstellung ist ausdrücklich ein Beispiel. Nach Angaben des Leitfadens ist die Liste beliebig erweiterbar und sollte je Unternehmen individuell zusammengestellt werden. Genau dort entsteht deine Warengruppenpassung.

Ein zweiter Ausgangspunkt ist die Dokumentationslogik. Die DIN EN ISO 9001:2015-11 führt dokumentierte Information als Sammelbegriff für dokumentierte Verfahren und Aufzeichnungen ein; die frühere Forderung nach einem Qualitätsmanagementhandbuch ist entfallen (Normübersicht zu DIN EN ISO 9001). Für deinen Katalog empfiehlt sich daraus: Form und Ablageort wählst du frei. Halte die Nachvollziehbarkeit zusätzlich als eigene Anforderung fest, damit jede Zeile später prüfbar bleibt.

Prüfe jede gesammelte Anforderung mit drei Fragen. Ist sie für diese Warengruppe entscheidungsrelevant? Gibt es eine tatsächlich erreichbare Beobachtungsquelle? Wer trägt die Anforderung, ein Vertrag oder eine interne Richtlinie?

Fünf Spalten, und was in jeder Zeile stehen muss

Die folgende Struktur ist ein redaktionelles Muster, keine übernommene Vorlage. Sie erfüllt nur den Zweck, jede Zeile prüfbar zu machen.

Die Spalten leisten Unterschiedliches. Das Kürzel macht die Zeile in Bewertungsbogen und Protokoll zitierfähig. Das Kriterium benennt, was beurteilt wird. Die Art steuert, ob ein Messwert oder eine Beschreibung entsteht. Die Beobachtungsquelle legt fest, woher die Angabe kommt und über welchen Zeitraum sie gilt. Der Anforderungsbezug verbindet die Zeile mit dem Dokument, aus dem die Anforderung stammt.

Hart bedeutet: Die Angabe stammt aus einem System, Vertrag oder Datenblatt und ist ohne Deutung ablesbar. Weich bedeutet: Sie entsteht aus beschriebenen Beobachtungen und braucht deshalb Zeitraum und einschätzende Person. Beides gehört in denselben Katalog, aber nicht in dieselbe Skala.

Ein verbreiteter Fehler ist die Quelle ohne Zeitraum. Ein Kontaktprotokoll ohne benannten Beobachtungszeitraum lässt sich nicht verteidigen, sobald zwei Personen dieselbe Zeile unterschiedlich lesen.

Energieverbrauch als ergänzbares Beispielkriterium

Energieverbrauch zeigt gut, wie ein Kriterium aus einer internen Vorgabe in den Katalog wandert. Das Umweltbundesamt beschreibt für ISO 50005 eine Hilfestellung zur Lieferantenbewertung und ordnet den Energieverbrauch einer Spalte zur Bewertung des gelieferten Produkts zu (Energieverbrauch als Bewertungskriterium).

Wichtig ist der Status dieser Hilfestellung. Sie ist nach Angaben des Umweltbundesamts keine direkte Anforderung der Norm. Du kannst also auf bereits vorhandene Bewertungssysteme aufsetzen und sie um den Faktor Energieverbrauch erweitern. Auf der nächsten Stufe ergänzt du Angaben zur Energieeffizienz, zu zertifizierten Managementsystemen und zu Effizienzlabeln.

Für die Katalogzeile folgt daraus: Art hart, Beobachtungsquelle Produktdatenblatt, Anforderungsbezug eigene Einkaufsrichtlinie. Die Warengruppe entscheidet, ob das Kriterium relevant ist. Bei Standardverbrauchsmaterial ohne Energiebezug fällt die Zeile weg. Das ist kein Mangel, sondern Warengruppenpassung.

Rechne mit Aufwand, nicht mit Automatik. Ein Produktdatenblatt liegt nicht immer vor. Dann ist die Quelle unvollständig und die Zeile bleibt offen, statt geschätzt zu werden.

Versionieren, ablegen, Änderungen nachhalten

Ein Katalog ohne Kopfzeile verliert seine Prüfspur. Setze über die Tabelle zwei Angaben: Versionsstand mit Datum und Freigabedatum mit freigebender Funktion. Ergänze den Ablageort, damit eine alte Bewertung auf den damals gültigen Stand verweist.

Für die Pflege genügt ein einfacher Ablauf. Änderungen werden als Zeile mit Datum, geändertem Kürzel und Grund erfasst. Freigaben laufen über eine benannte Person. Alte Fassungen bleiben lesbar, statt überschrieben zu werden.

Bei Werkzeugen lohnt ein nüchterner Blick auf den Leistungsumfang. Der BME bewirbt ein Praxistool Lieferantenauswahl unter anderem mit Anforderungssheet, Angebotsvergleichstabelle, Bewertungsmatrix und Präsentationsvorlage (Produktbeschreibung des BME-Praxistools). Das sind Angaben des Anbieters, keine unabhängige Prüfung. Die enthaltenen Kriterien selbst musst du weiterhin auf deine Warengruppe zuschneiden.

Häufige Fragen