Wie bereite ich die Anfrage vor, damit Angebote vergleichbar eingehen?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Hängemappe sammelt alle Unterlagen eines Vorgangs bis zum Abschluss.
• Die Telefonnotiz nennt Menge, Preisvorgabe, Konditionen, Finanzierung, Support und Liefertermin.
• Fehlende Angaben werden telefonisch ergänzt, bevor die Daten ins Vergleichsschema gehen.

Die Beschaffungsmappe als Ablage aller Unterlagen

Für jeden Beschaffungsvorgang wird eine Hängemappe angelegt, in der alle Unterlagen bis zum Abschluss des Vorgangs gesammelt werden. Das ist der erste Arbeitsschritt des Beispiels aus dem IHK-Merkblatt. Die Mappe sortiert nicht nur, sie dokumentiert auch den Stand. Wer die Reihenfolge der Arbeitsschritte einhält, verliert weniger Zeit und erhält ein besseres Arbeitsergebnis.

Im Beispiel geht es um 5 Arbeitsplatzdrucker mit rund 5.000 Blatt Druckvolumen pro Monat. Solche Eckdaten gehören in die Mappe, bevor telefoniert wird. Sonst fehlt später die Bezugsgröße, gegen die ein Angebot geprüft wird.

Lieferantenkreis bestimmen

Zwei Lieferanten waren bereits bekannt: die IT-Expert GmbH und die MEDIA-Service e. K., beide in Donaueschingen. Die Adresse des dritten Anbieters, Büroservice Max Schreiber in St. Georgen, wurde über ein Branchenverzeichnis im Internet ausgewählt. Alle drei Anbieter im Beispiel bieten einen vergleichbaren Kundendienst.

Der Lieferantenkreis folgt damit nicht dem Zufall, sondern einer Vorgabe. Im Beispiel sollten nur Lieferanten angefragt werden, die einen ortsnahen, zuverlässigen Kundendienst sicherstellen. Wer diese Vorgabe vor der Anfrage notiert, kann Angebote später nicht nur über den Preis stellen.

Anfrage in Stichworten mit Termin vorbereiten

Die Telefonnotiz zur Anfrage enthielt sechs Stichworte: 5 Drucker, Preisvorgabe 1.000 Euro, Konditionen, Leasing, Support-Angebot und Liefertermin spätestens 15.05.2004. Diese Stichwortzeilen sind kurz genug für das Telefonat und vollständig genug für den Vergleich.

Wichtig ist die Vergleichbarkeit der Angaben. Das Umweltbundesamt empfiehlt für Energiebeschaffung, alle relevanten Kostenfaktoren abzufragen und den Unternehmen die Informationen zu nennen, die den Vergleich sichern. Der Hinweis betrifft Energielieferungen, das Prinzip lässt sich aber auf jede Anfrage übertragen: gleiche Fragen, gleiche Bezugsgrößen, gleicher Termin.

Die Terminüberwachung der Angebotsabgabe erfolgte im Beispiel über Outlook. Ein hinterlegter Termin reicht jedoch nicht. Der Eingang muss aktiv verfolgt werden.

Angebotseingang überwachen und Angebote prüfen

Eingehende Angebote werden gesammelt, auf Vollständigkeit geprüft und fehlende Angaben telefonisch erfragt und ergänzt. Erst danach folgt die Eingabe in die Tabellenkalkulation. Diese Reihenfolge ist entscheidend, weil Lücken im Schema später schwer zu erkennen sind.

Im Beispiel gingen die Angebote termingerecht ein. Der Anbieter Büroservice Max Schreiber bot keine Händlerfinanzierung an. Die telefonische Rückfrage ergab, dass diese grundsätzlich nicht angeboten würde. Solche Lücken gehören nicht als leere Zelle ins Schema, sondern als Vermerk.

Prüfpunkt	Frage an den Anbieter	Vermerk bei Lücke
Menge	5 Drucker, 5.000 Blatt/Monat bestätigt?	Angebot nennt nur Stückzahl
Preis und Konditionen	Rabatt, Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen?	Skonto fehlt
Finanzierung	Leasing, Händlerkredit angeboten?	keine Händlerfinanzierung
Folgekosten	Druckkosten pro Seite, ohne Papier?	Cent-Wert fehlt
Liefertermin	innerhalb von 4 Wochen nach Auftragseingang?	Termin nicht bestätigt

Die Tabelle ist eine eigene Arbeitshilfe und kein Bestandteil des IHK-Beispiels. Sie überträgt die dort genannten Arbeitsschritte in eine prüfbare Form.

Telefonnotiz mit Ergänzungsspalte

Eine Telefonnotiz lässt sich um eine schmale Spalte erweitern: links die Stichwortzeile aus der Anfrage, rechts die telefonisch nachgereichte Angabe mit Datum und Name. So bleibt sichtbar, welche Zahl aus dem Angebot stammt und welche am Telefon ergänzt wurde.

Im Beispiel wäre dort vermerkt worden, dass für Büroservice Max Schreiber kein Händlerkredit möglich ist. Dieser Eintrag verhindert, dass der Anbieter im Schema wie ein fehlendes Angebot behandelt wird.

Häufige Fragen

Wann darf ich die Angebotsdaten in das Vergleichsschema eingeben?

Erst nach der Vollständigkeitsprüfung und der telefonischen Ergänzung fehlender Angaben. Im IHK-Beispiel steht die Eingabe in die Tabellenkalkulation an sechster Stelle, nach dem Sammeln und Prüfen der Angebote.

Was mache ich, wenn ein Anbieter eine Finanzierungsform nicht anbietet?

Im Beispiel bot Büroservice Max Schreiber keine Händlerfinanzierung an. Diese Angabe wird vermerkt und telefonisch bestätigt, statt sie als ungeklärte Lücke im Schema zu lassen.

Muss die Anfrage schriftlich erfolgen?

Das IHK-Merkblatt beschreibt eine telefonische Anfrage in Stichworten und eine Telefonnotiz. Eine schriftliche Anfrage ist damit nicht ausgeschlossen, aber im Beispiel nicht vorgesehen.