Softwareauswahl mit Anforderungssheet und gewichteter Bewertungsmatrix

Stimmen Sie die beteiligten Rollen ab

Erheben Sie die Erwartungen, bevor die Anbieterauswahl beginnt. Einkaufssoftware berührt mehrere Fachbereiche; werden Beteiligte erst später gefragt, können wichtige Anforderungen fehlen. Das BME-Praxistool zur Lieferantenauswahl beschreibt, wie interne Bereiche in einen Auswahlprozess einbezogen werden können. Nutzen Sie diesen Ansatz für eine gemeinsame Bedarfserhebung.

Nutzen Sie dafür ein Erfassungsraster. Halten Sie je Bereich die Aufgabe, die betroffene Rolle, die Nutzungshäufigkeit und das gewünschte Ergebnis fest. So werden wiederkehrende Erwartungen sichtbar und Anforderungen erkennbar, die nur einzelne Arbeitsplätze betreffen. Das Raster strukturiert die Sammlung, ersetzt aber nicht die anschließende Prüfung der Software.

Ergänzend kann der BMEnet Guide Beschaffungsdienstleister ein Marktbild liefern. Seine Profile sind nach Beschaffungskategorien gegliedert und sollen Einkaufsentscheider bei der Suche nach passenden Anbietern unterstützen. Dieses Verzeichnis kann den Blick auf den Markt erweitern, trifft jedoch keine Aussage dazu, welche Lösung zu den intern erfassten Erwartungen passt.

Bringen Sie den Ablauf ins Sheet

Gliedern Sie das Sheet entlang der Beschaffungsschritte. So bleibt erkennbar, in welcher Phase eine Funktion gebraucht wird und welche Rolle sie nutzt. Für die öffentliche Beschaffung können Leitlinien der EU-Kommission für öffentliche Auftraggeber als ergänzender Bezugspunkt dienen.

Die KOINNO-Toolbox erstellt nach einem kurzen Einstiegsfragebogen eine individuelle Werkzeugliste und ordnet Werkzeuge Prozessphasen zu. Übertragen Sie diese Gliederung auf Ihr Sheet: Erfassen Sie getrennt, was in der Anfrage, während der Bearbeitung und beim Abschluss eines Vorgangs benötigt wird. Leistungsbeschreibung und Angebotsabgabe können als Abschnittstitel dienen.

Halten Sie für jede Zeile mindestens diese Angaben bereit:

Diese Angaben verbinden den gewünschten Funktionsumfang mit der späteren Prüfung. Wenn Anbieter dieselbe Anforderung beantworten, lassen sich ihre Aussagen leichter gegenüberstellen. Zugleich bleibt sichtbar, wer den Bedarf eingebracht hat und auf welchen Teil des Beschaffungsablaufs er sich bezieht.

Ein Beispiel für gefüllte Zeilen, frei gewählt und nur zur Veranschaulichung:

Machen Sie die Prüflogik sichtbar

Kennzeichnen Sie jeden Punkt als Muss, Soll oder Kann, damit die spätere Behandlung von Anfang an feststeht. Ein nicht erfülltes Muss führt zum Ausschluss; Soll-Anforderungen fließen in die Bewertung ein, Kann-Punkte ergänzen das Bild. Legen Sie zugleich fest, welcher Beleg für die Prüfung herangezogen wird.

Nicht jeder Punkt lässt sich gleich verlässlich messen. Belegarten oder Exportformate können anhand von Unterlagen oder Tests geprüft werden; Eindrücke aus Präsentationen und Referenzgesprächen bleiben eher einschätzungsbasiert. Eine klare Zuordnung macht erkennbar, wo Werte auf überprüfbaren Nachweisen und wo sie auf Einschätzungen beruhen.

Die Lieferantenbewertung kann diese Trennung nachvollziehbar machen; weiche Signale helfen, Eindrücke aus Vorführungen oder Gesprächen an konkreten Beobachtungen festzumachen. Halten Sie Eignungsprüfung und Zuschlagskriterien ebenfalls auseinander. Bei öffentlichen Aufträgen behandelt die VgV die Eignungsprüfung getrennt von der Wertung der Angebote. Diese Trennung hilft auch bei privaten Auswahlverfahren.

Legen Sie Bewertungsgewichte fest

Setzen Sie für die bewertbaren Kriterien Gewichte fest, bevor Sie Anbieterwerte eintragen. Die Verteilung zeigt, welche Anforderungen für die Auswahl besonders stark zählen. Prüfen Sie auch, ob die angenommene Nutzerzahl plausibel ist, denn sie beeinflusst die spätere Kostenkalkulation, nicht die Punktewertung.

Legen Sie auch die Skala fest, mit der Sie jeden Anbieter je Kriterium bewerten. Eine einfache Skala reicht: 0 für nicht erfüllt, 1 für kaum erfüllt, 2 für teilweise, 3 für überwiegend und 4 für vollständig erfüllt. Beschreiben Sie diese Stufen im Sheet, damit alle Bewertenden dieselben Maßstäbe anlegen.

Wenden Sie für die Auswertung dieselbe Rechenlogik auf alle Anbieter an: Multiplizieren Sie das Gewicht jeder bewerteten Zeile mit dem jeweiligen Anbieterwert und addieren Sie die Ergebnisse. Klären Sie vorher, ob Muss-Punkte als Ausschluss geprüft werden. Dann können sie nicht durch gute Werte bei anderen Kriterien ausgeglichen werden.

Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Zahlen: Die vier Soll-Kriterien erhalten die Gewichte 40 (Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem), 30 (Rollen und Rechte), 20 (Auswertungen) und 10 (mobile Freigabe). Anbieter A erhält die Werte 4, 3, 2 und 1, Anbieter B die Werte 3, 4, 4 und 2.

Bei Anbieter A ergibt sich 40 × 4 + 30 × 3 + 20 × 2 + 10 × 1 = 300 Punkte. Bei Anbieter B sind es 40 × 3 + 30 × 4 + 20 × 4 + 10 × 2 = 340 Punkte. Möglich sind höchstens 400 Punkte; A erreicht also 75 Prozent, B erreicht 85 Prozent. Beide haben zuvor die beiden Muss-Punkte erfüllt.

Prüfen Sie außerdem, wie die betrachtete Software einen Nutzer definiert. Die Odoo-Nutzerdefinition zählt zahlende Mitarbeiter mit Backend-Zugriff als Nutzer; externe Portalnutzer gehören dort nicht dazu. Eine abweichende Definition kann die Kalkulation beeinflussen, deshalb sollte das Sheet die zugrunde gelegte Nutzerannahme sichtbar halten.

Halten Sie den Beschluss prüfbar

Nutzen Sie die errechnete Punktzahl nicht als alleinigen Entscheidungsgrund. Verbinden Sie jeden Wert mit dem zugehörigen Beleg, erklären Sie Abweichungen und zeigen Sie, wie diese Punkte zur Empfehlung führen. So bleibt erkennbar, ob die Auswahl tatsächlich zu den zuvor festgelegten Anforderungen passt.

Bewahren Sie Sheet, Anbieterbelege und Bewertung gemeinsam auf. Eine Prozessakte erleichtert es Beteiligten und internen Prüfern, die damaligen Annahmen und die Entstehung einzelner Werte nachzuvollziehen. Halten Sie auch fest, wenn eine Einschätzung von der erwarteten Erfüllung abweicht.

Bei öffentlichen Verfahren sollten die Vergabeunterlagen die Abwägung nachvollziehbar abbilden. Als Bezugspunkt für die Begründung der Abwägung kann die VgV dienen. Die konkrete Empfehlung muss dennoch zu den festgelegten Kriterien und den dafür dokumentierten Nachweisen passen.