Wie wähle ich Einkaufssoftware mit Anforderungssheet und Bewertungsmatrix aus?

Das Wichtigste auf einen Blick

Bedarfe aus mehreren Fachabteilungen zusammenführen

Einkaufssoftware betrifft selten nur den Einkauf. Im Beispiel der Softwarebeschaffung zeigt das BME-Praxistool Lieferantenauswahl, wie verschiedene interne Fachabteilungen eingebunden und ihre unterschiedlichen Bedarfe in den Auswahlprozess eingebracht werden (Praxistool Lieferantenauswahl). Wer diese Einbindung überspringt, riskiert, dass eine Abteilung ihre Anforderungen erst nach der Auswahl nachreicht.

Setzen Sie für die Erhebung ein einheitliches Raster auf. Je Abteilung notieren Sie Aufgabe, betroffene Rolle, Häufigkeit und gewünschtes Ergebnis. Ein solches Raster ersetzt keine Softwareprüfung, macht aber sichtbar, welche Bedarfe mehrfach auftauchen und welche nur einen Arbeitsplatz betreffen.

Wer zusätzlich Orientierung für den Anbietermarkt sucht, kann den BMEnet Guide Beschaffungsdienstleister 2026 heranziehen. Er unterstützt Einkaufsentscheider bei der Auswahl des optimalen Anbieters und gliedert die Dienstleisterprofile nach Beschaffungskategorien (BMEnet Guide Beschaffungsdienstleister 2026). Das ersetzt das eigene Anforderungssheet nicht.

Anforderungssheet aufbauen, priorisieren, strukturieren

Ein Anforderungssheet enthält mehr als eine Wunschliste. Ordnen Sie jede Anforderung einer von drei Klassen zu: Muss, Soll oder Kann. Muss-Kriterien führen zum Ausschluss, wenn sie nicht erfüllt sind. Soll-Kriterien fließen in die Bewertung ein, Kann-Kriterien nur als Zusatzpunkt.

Die KOINNO-Toolbox liefert für den öffentlichen Einkauf nach einem kurzen Einstiegsfragebogen eine individuelle Werkzeugliste und ordnet die Tools direkt der Phase des Beschaffungsprozesses zu, in der sie angewendet werden können (individuelle Werkzeugliste). Dieser Aufbau nach Prozessphase lässt sich auf das eigene Anforderungssheet übertragen: Ordnen Sie die Anforderungen entlang des Beschaffungsablaufs, nicht nach Abteilung.

Ein brauchbares Anforderungssheet hält für jede Zeile fest:

Die Anforderungsanalyse sowie die Priorisierung und Strukturierung der Bedarfe stehen dabei vor der Identifikation möglicher Anbieter und der Ausschreibung.

Objektive und subjektive Kriterien trennen und gewichten

Nicht jedes Kriterium ist gleich gut messbar. Objektiv prüfbar sind etwa Anzahl unterstützter Belegarten, Bedienoberfläche in einer Testumgebung oder Exportformate. Subjektiv bleiben Eindrücke aus Präsentationen und Referenzgesprächen.

Das BME-Praxistool behandelt beide Arten nebeneinander: Die Beurteilung der Lieferanten erfolgt unter Berücksichtigung objektiver Kriterien und subjektiver Kriterien aus den jeweiligen Lieferantenpräsentationen. Die spätere Auswertung erfolgt dann anhand gewichteter Kriterien.

Ein einfaches Gewichtungsschema hilft, ohne die Bewertung zu überdehnen:

Bei einer Skala von 1 bis 5 multiplizieren Sie Gewichtung und Anbieterwert je Zeile und summieren anschließend. Prüfen Sie vor der Gewichtung, ob die Nutzerzahl realistisch geschätzt ist. Odoo definiert einen zahlenden Nutzer als Mitarbeiter mit Zugriff auf das Backend, während externe Nutzer im Portal nicht als zahlende Nutzer zählen (zahlender Nutzer). Eine solche Definition kann die Nutzerzahl und damit die spätere Kalkulation verschieben.

Angebote auswerten und Entscheidungsempfehlung dokumentieren

Die Auswertung anhand der gewichteten Kriterien mündet in eine Präsentation der Ergebnisse mit Entscheidungsempfehlung. Diesen Schritt sollten Sie nicht nur als Zahl liefern, sondern mit Begründung. Halten Sie je Anbieter fest, welche gewichteten Punkte aus welchen Nachweisen stammen und wo Abweichungen bestehen.

Der gesamte Prozess vom Anforderungsmanagement bis zur Lieferantenauswahl kann transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden, womit Anforderungen von Compliance und Revision unterstützt werden. Für eine revisionssichere Akte reicht eine Ergebniszahl daher selten aus.

Häufige Fragen

Wann sollte ich Anforderungen erheben?

Vor der Anbieterauswahl. Das BME-Praxistool zeigt die Anforderungsanalyse und die Priorisierung der Bedarfe vor der Identifikation möglicher Lieferanten und der Ausschreibung.

Warum muss ich objektive von subjektiven Kriterien trennen?

Weil beide in die Bewertung einfließen, aber unterschiedlich belastbar sind. Eine getrennte Erfassung macht später nachvollziehbar, welche Punktzahl aus einem prüfbaren Nachweis stammt und welche aus einem Eindruck.

Reicht eine Gewichtung für eine belegbare Entscheidung?

Nein. Die Gewichtung liefert eine Punktzahl. Für die Entscheidung brauchen Sie zusätzlich eine dokumentierte Begründung je Abweichung und die Zuordnung der Nachweise zu den Kriterien.