Warengruppenstrategie umsetzen: Aktionsplan und Abweichungen

Das Wichtigste auf einen Blick

Aktionsplan: Felder, die jede Zeile trägt

Eine beschlossene Warengruppenstrategie wird erst wirksam, wenn aus ihr Einzelmaßnahmen werden. Ein Aktionsplan hilft, Verbesserungsmaßnahmen und ihren Umsetzungsstand nachzuverfolgen und zu dokumentieren. Neben dem zeitlichen und finanziellen Rahmen gehören Umsetzungsverantwortliche hinein, die den Status regelmäßig kontrollieren.

Zusammen gehören diese Felder: strategisches Ziel, operatives Ziel, Kennzahl, Einzelmaßnahme, Ressource, Einsparung in Kilogramm und Euro, Investitionskosten, Zeitrahmen, Verantwortliche und Erfüllungsstand. In der Praxis reicht eine Zeile pro Maßnahme. Wie die Strategie selbst entsteht, steht bei Warengruppenstrategie entwickeln.

Für Aktionspläne im Energiemanagement nach ISO 50005 hält das Umweltbundesamt fest: Zur Dokumentation sollte die Umsetzung durch die verantwortliche Person im jeweiligen Aktionsplan bestätigt worden sein. Dasselbe Prinzip trägt jede Zeile im Einkauf.

Beispiel: ausgefüllter Aktionsplan (gesetzte Planwerte)

Die folgende Tabelle ist ein hypothetisches Rechenbeispiel, keine erhobenen Unternehmensdaten.

Die Investition trägt sich in diesem Beispiel erst nach 2,5 Perioden der genannten Kosteneinsparung, wenn die Einsparung pro Periode konstant 1.800 EUR beträgt. Diese Rechnung ist eine illustrative Amortisationsschätzung, keine belegte Wirtschaftlichkeitsprognose.

Wenn ein Termin kippt: Abweichungen entscheiden

Weicht ein Termin ab, genügt eine neue Datumszeile nicht. Dokumentieren Sie Ursache, Wirkung und Entscheidung im Aktionsplan, damit später nachvollziehbar bleibt, warum der Plan sich geändert hat. Wie eine Ausnahme sauber übergeben wird, zeigt der ausgefüllte Ausnahme-Übergabeschein.

Beispiel: Abweichungsvermerk (gesetzte Planwerte)

Welche Entscheidung richtig ist, hängt von den Wechselkosten und der Dringlichkeit ab. Die vorgezogene Bestellung kann teurer sein als das Warten. Sie kann aber die Fertigung früher absichern. Halten Sie beide Folgen im Vermerk fest, damit die Entscheidung später nachvollziehbar bleibt.

Kennzahlen je Bezugsgröße im Plan führen

Für eine Warengruppe mit vielen ähnlichen Teilen ist die produkt- oder prozessbezogene Kennzahl aussagekräftiger als der Gesamtverbrauch. Sie sinkt nicht allein dadurch, dass weniger produziert wird. Der Plan sollte deshalb pro Maßnahme eine Kennzahl mit Bezugsgröße nennen.

Kennzahlen für Ressourceneffizienz lassen sich standort-, produktions-, prozess-, anlagen- oder produktbezogen bilden. Beispiele sind der jährliche Bedarf an Stahlblech in Tonnen pro Jahr, der Lackverbrauch je lackierter Fläche in Kilogramm pro Quadratmeter oder der Verschnitt Stahlblech im Stanzprozess je produziertem Bauteil.

Nachverfolgungslisten vor Ort machen den Umsetzungsstatus sichtbar, damit Mitarbeitende den Bearbeitungsstand sehen. Kennzahl, Erfüllungsstand und Verantwortliche sollten dort mit den Feldern des Aktionsplans übereinstimmen.

Soll-Ist-Audit und Strategiemeetings

Ein internes Audit führt mithilfe von Checklisten einen Soll-Ist-Vergleich durch. Interne Audits werden in der Regel von unternehmensinternen Personen durchgeführt, die nicht in dem zu prüfenden Bereich tätig sind. Die Norm DIN EN ISO 19011 enthält einen Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen.

Legen Sie den Termin für das zweite Halbjahr früh fest und verknüpfen Sie die Checkliste mit den Feldern des Aktionsplans. Wie sich ein Audit vorbereiten lässt, zeigen Instrumente, Nachweise und Follow-up beim Lieferantenaudit.

Regelmäßige Strategiemeetings mit Einkauf und Fachbereich sind ein etabliertes Format. Wer die Warengruppenstrategie ableitet und umsetzt, kann je nach Unternehmen der Warengruppenmanager, der Lead Buyer oder ein crossfunktionales Team sein. Warum eine Option gewählt wurde, belegt die begründete Auswahl der Strategie.

Energierelevante Kriterien: Empfehlung statt Pflicht

Energierelevante Kriterien im Einkauf sind eine Empfehlung, keine Pflicht. Die ISO 50005 beschreibt ihre Level als Empfehlungen für ein Energiemanagementsystem. Ob Ihr Unternehmen sie verbindlich einführt, entscheidet es selbst.

Nach dem Umweltbundesamt sollte intern in Einkaufspolitik, Bedarfsmeldungen und weiteren Beschaffungsprozessen auf energierelevante Kriterien hingewiesen werden. Ein Anschreiben an Lieferunternehmen kann erklären, dass Energieverbrauch und Energieeffizienz in die Bewertung einfließen. Pflichtfelder für Bedarfsmeldungen im Einkauf lassen sich dafür ergänzen.

Häufige Fragen

Welche Kennzahl eignet sich für eine Warengruppe mit vielen ähnlichen Teilen?

Eine prozess- oder produktbezogene Kennzahl wie Verschnitt je Bauteil oder Materialeinsatz je Bauteil. Der Gesamtverbrauch allein zeigt nicht, ob die Maßnahme wirkt.

Ersetzt eine neue Terminzeile eine Abweichungsentscheidung?

Nein. Dokumentieren Sie Ursache, Wirkung und Entscheidung. Jede Zeile des Aktionsplans nennt zudem Verantwortliche, die den Status regelmäßig nachhalten.

Wer prüft den Umsetzungsstand?

Ein internes Audit prüft per Checkliste im Soll-Ist-Vergleich. Es wird von Personen durchgeführt, die nicht im geprüften Bereich tätig sind.

Sind energierelevante Kriterien im Einkauf Pflicht?

Nein. Die ISO 50005 beschreibt die Level als Empfehlungen für ein Energiemanagementsystem. Ob Ihr Unternehmen sie verbindlich einführt, entscheidet es selbst.