Warengruppenstrategie mit Aktionsplan und Kennzahlen umsetzen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Aktionsplan hält Einzelmaßnahmen, Zeitrahmen, Kosten und eine verantwortliche Person fest.
• Kennzahlen gehören auf eine Bezugsgröße wie Kilogramm je Bauteil, nicht nur als Gesamtverbrauch.
• Abweichungen brauchen eine dokumentierte Entscheidung, nicht nur einen neuen Termin.
• Ein internes Audit prüft den Soll-Ist-Stand anhand einer Checkliste.

Vom Ziel zur Einzelmaßnahme

Eine beschlossene Warengruppenstrategie wird erst wirksam, wenn aus ihr Einzelmaßnahmen werden. Ein Aktionsplan hilft dabei, Verbesserungsmaßnahmen und ihren Umsetzungsstand nachzuverfolgen und zu dokumentieren. Entscheidend ist, neben einem zeitlichen und finanziellen Rahmen auch Umsetzungsverantwortliche zu bestimmen, die den Status regelmäßig kontrollieren (Leitfaden Ressourceneffizienz).

Die Vorlage aus dem Leitfaden zeigt, welche Felder zusammengehören: strategisches Ziel, operatives Ziel, Kennzahl, Einzelmaßnahme, Ressource, Einsparung in Kilogramm und Euro, Investitionskosten, Zeitrahmen, Verantwortliche und Erfüllungsstand. In der Praxis reicht eine Zeile pro Maßnahme. Wichtig ist, dass jede Zeile genau eine verantwortliche Person und ein Ergebnisdatum nennt.

Beispiel: ausgefüllter Aktionsplan (gesetzte Planwerte)

Die folgende Tabelle ist ein hypothetisches Rechenbeispiel, keine erhobenen Unternehmensdaten.

Feld	Eintrag
Strategisches Ziel	Materialeinsatz in der Warengruppe Metallbauteile um 10 Prozent senken
Operatives Ziel	Zerspanungsprozesse an zwei Anlagen optimieren
Kennzahl	Materialeinsatz Stahl je Bauteil in Kilogramm
Einzelmaßnahme	Verschnittoptimierung an zwei Anlagen
Einsparung Material	1.200 kg
Einsparung Kosten	1.800 EUR
Investitionskosten	4.500 EUR
Zeitrahmen	6 Monate
Verantwortlich	Einkauf und Fertigung
Erfüllungsstand	40 Prozent

Die Investition trägt sich in diesem Beispiel erst nach 2,5 Perioden der genannten Kosteneinsparung, wenn die Einsparung pro Periode konstant 1.800 EUR beträgt. Diese Rechnung ist eine illustrative Amortisationsschätzung, keine belegte Wirtschaftlichkeitsprognose.

Kennzahlen sichtbar machen

Kennzahlen für Ressourceneffizienz lassen sich standort-, produktions-, prozess-, anlagen- oder produktbezogen bilden. Beispiele sind der jährliche Bedarf an Stahlblech in Tonnen pro Jahr, der Lackverbrauch je lackierter Fläche in Kilogramm pro Quadratmeter oder der Verschnitt Stahlblech im Stanzprozess je produziertem Bauteil (Leitfaden Ressourceneffizienz).

Für eine Warengruppe mit vielen ähnlichen Teilen ist die produkt- oder prozessbezogene Kennzahl aussagekräftiger als der Gesamtverbrauch. Sie sinkt nicht allein dadurch, dass weniger produziert wird. Der Leitfaden empfiehlt, den Umsetzungsstatus über Nachverfolgungslisten vor Ort zu visualisieren, damit Mitarbeitende den Bearbeitungsstand sehen.

Energierelevante Kriterien gehören zusätzlich in die Beschaffungsprozesse. Nach ISO 50005 Level 3 sollten sie in Einkaufspolitik, Bedarfsmeldungen, Angebotsanfragen, Einkaufscontrolling und Einkaufsschulungen verankert werden (Element 9: Beschaffung und Design). Ein Anschreiben an Lieferunternehmen kann erklären, dass Energieverbrauch und Energieeffizienz in die Bewertung einfließen. Die ISO 50005 beschreibt diese Level als Empfehlungen; ob Ihr Unternehmen sie verbindlich einführt, entscheidet es selbst.

Abweichungen nachhalten und auditieren

Weicht ein Termin ab, genügt eine neue Datumszeile nicht. Dokumentieren Sie Ursache, Wirkung und Entscheidung im Aktionsplan.

Beispiel: Abweichungsvermerk (gesetzte Planwerte)

• Ausgangstermin: Ende des sechsten Monats, Erfüllungsstand 40 Prozent
• Ursache: Werkzeuglieferung verspätet sich
• Wirkung: Zieltermin verschiebt sich um acht Wochen
• Entscheidung: Zwischentermin mit Erstmuster, vorgezogene Bestellung des Zweitwerkzeugs
• Verantwortlich: Einkauf, mit Rückmeldung an die Fertigung

Welche Entscheidung richtig ist, hängt von den Wechselkosten und der Dringlichkeit ab. Die vorgezogene Bestellung kann teurer sein als das Warten. Sie kann aber die Fertigung früher absichern. Halten Sie beide Folgen im Vermerk fest, damit die Entscheidung später nachvollziehbar bleibt.

Ein internes Audit führt mithilfe von Checklisten einen Soll-Ist-Vergleich durch. Interne Audits werden in der Regel von unternehmensinternen Personen durchgeführt, die nicht in dem zu prüfenden Bereich tätig sind. Die Norm DIN EN ISO 19011 enthält einen Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen (Leitfaden Ressourceneffizienz). Legen Sie den Termin für das zweite Halbjahr früh fest und verknüpfen Sie die Checkliste mit den Feldern des Aktionsplans.

Regelmäßige Strategiemeetings mit Einkauf und Fachbereich sind ein etabliertes Format. Wer die Warengruppenstrategie ableitet und umsetzt, kann je nach Unternehmen der Warengruppenmanager, der Lead Buyer oder ein crossfunktionales Team sein (BME-Whitepaper Warengruppenmanagement).

Häufige Fragen

Welche Kennzahl eignet sich für eine Warengruppe mit vielen ähnlichen Teilen?

Eine prozess- oder produktbezogene Kennzahl wie Verschnitt je Bauteil oder Materialeinsatz je Bauteil. Der Gesamtverbrauch allein zeigt nicht, ob die Maßnahme wirkt.

Ersetzt eine neue Terminzeile eine Abweichungsentscheidung?

Nein. Dokumentieren Sie Ursache, Wirkung und Entscheidung. Das Leitfaden-Beispiel nennt für den Aktionsplan auch Verantwortliche, die den Status regelmäßig nachhalten.

Wer prüft den Umsetzungsstand?

Ein internes Audit prüft per Checkliste im Soll-Ist-Vergleich. Es wird von Personen durchgeführt, die nicht im geprüften Bereich tätig sind.

Sind energierelevante Kriterien im Einkauf Pflicht?

Nein. Die ISO 50005 beschreibt die Level als Empfehlungen für ein Energiemanagementsystem. Ob Ihr Unternehmen sie verbindlich einführt, entscheidet es selbst.